Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

В разделе «Делопроизводство и отчетность подразделения» решаются вопросы об использовании бланков документов организации, о порядке подготовки документов (общих или специальных правилах делопроизводства), о правилах использования печати структурного подразделения (если таковая есть) и различных штампов. При определении порядка предоставления отчетов о деятельности подразделения, уточняется, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации.

Раздел «Заключительные положения» включается в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными, и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. Например, здесь можно:

• определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по делопроизводству в организации);

• установить запрет на возложение на работников подразделения функций, не предусмотренных Положением;

• определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении;

• решить иные вопросы.

Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены Положением о структурном подразделении под роспись. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения в порядке старшинства и по мере поступления проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены его новым.

В процессе деятельности предприятия может появиться необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.

2.2.2. Положение об оплате труда и премировании

Положение об оплате труда и премировании является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то положение об оплате труда может быть приложением к коллективному договору. Положение об оплате труда и премировании является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается зарплата на предприятии.

Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;

• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;

• критерии и процедуру оценки труда.

В первой части «Основные положения» формулируются цели, задачи и принципы документа.

Положение об оплате труда и премировании вводится на предприятии в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т. п.

Задачами положения являются:

• повышение эффективности и качества работы персонала;

• введение гибкой системы материального стимулирования;

• повышение эффективности контроля и учёта планирования работ и выполнения заданий;

• стимулирование инициативы и творчества сотрудников;

• раскрытие кадрового потенциала и т. п.

При разработке условий оплаты работодатель руководствуется следующими принципами:

• равная оплата за равный труд, недопущение дискриминации в оплате труда;

• создание равных возможностей для роста заработка у всех категорий сотрудников;

• опережающий рост производительности труда по сравнению с ростом заработной платы и т. п.

Следующий раздел Положения об оплате труда и премировании – «Оплата труда». Обязательными требованиями, которые предъявляются к содержанию положения федеральными законами, являются:

• минимальный размер заработной платы;

• форма заработной платы;

• оплата труда при работе в условиях, отклоняющихся от нормальных;

• некоторые виды доплат и надбавок;

• сохранение среднего заработка или его части в строго определенных случаях;

• исчисление среднего заработка;

• место и сроки выплаты заработной платы;

• индексация заработной платы;

• условия изменения оплаты труда;

• возможные удержания из заработной платы и некоторые другие гарантии в области оплаты труда (ст. 129–134, 136–142, 146, 148, 150, 155–157 ТК РФ).

На уровне предприятия решаются вопросы, касающиеся:

• систем заработной платы;

• размеров тарифных ставок и окладов;

• премирования;