Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основанииприказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о воинском учете;

III. Прием на работу и переводы на другую работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная переподготовка;

VII.Награды (поощрения), почетные звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, зоны кодирования информации («Общие сведения») в соответствии с общероссийскими классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Для кодирования информации желательно использовать официальные издания следующих классификаторов, выпускаемых Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России – ИПК Издательство стандартов, не забывая отслеживать вносимые в них изменения:

• Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;

• Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденного постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 (с Изменением от 5/2004);

• Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.

В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.

Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие служебные символы, как двоеточие – «:», знак равенства – «=», косая черта – «/», а в зоне кодирования – запрещается. При заполнении формы текст записей – описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.