Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.

На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.

2.7.3. Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму № Т-10.

Реквизиты документа могут быть заполнены как рукописным способом, так и с использованием печатной, вычислительной техники без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Ошибки в командировочном удостоверении исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления подтверждаются подписями соответствующих должностных лиц.

В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица. Отметки о времени прибытия и выбытия дают возможность определить время нахождения работника в командировке.

К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Поскольку командировочное удостоверение является одним из важных оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы, его отсутствие или неправильное оформление может привести к сомнениям по поводу их обоснованности.

2.7.4. Отчет о результатах командировки

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет опроделанной работе, данные о котором отражаются в графе 11 формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного отчета о результатах командировки. Указанный документ должен содержать ответы на следующие вопросы:

• цель командировки;

• сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких городов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);

• конкретный перечень вопросов, изученных в ходе командировки;

• перечень должностных лиц, с которыми командируемый работник вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;

• реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались или обсуждались в ходе командировки, с приложением соответствующих документов;

• оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещаемой организации, сопоставление форм и методов ее работы с аналогами своей организации (по изученному перечню вопросов);

• выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;

• другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам своей поездки.

Служебное задание будет окончательно оформленным, если в нем будут заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Этот отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, который должен сделать заключение о том, было ли выполнено служебное задание. Затем утвержденный руководителем структурного подразделения отчет представляется в бухгалтерию. На основании отчета, содержащегося в форме № Т-10а, выносится решение о результатах командировки и о целесообразности расходования денежных средств. Таким образом, служебное задание является одним из необходимых первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных командировочных расходов.

Кроме того, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, оформляемых в связи с командировкой.

2.8. Другие документы