Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

• сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с содержанием акта представителя организации;

• подпись должностного лица, осуществившего проверку.

Подпись руководителя предприятия под актом не означает его согласия с результатами проверки, она фиксирует факт ознакомления с данным документом.

В случае выявления правонарушений в работе предприятия выносится предписание, которое позволяет судить о соблюдении законодательства на предприятии и дает работодателю обязательные для исполнения указания об устранении имеющихся нарушений и о привлечении виновных в том лиц к дисциплинарной ответственности. В документе указывается срок, в течение которого работодателю необходимо исправить те или иные нарушения, и срок, в течение которого следует проинформировать об этом правового инспектора (ст. 9 Закона № 134-ФЗ). Один экземпляр предписания с копиями приложений (протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников) вручается работодателю или его представителю под расписку, либо направляется на предприятие по почте с уведомлением о вручении. Позднее уведомление приобщается к экземпляру предписания, остающемуся в деле проверяющего инспектора.

Составление протокола об административном правонарушении означает начало административного производства по факту выявленных нарушений. Протокол может быть составлен в отношении любого должностного лица предприятия, которое допустило нарушение трудового законодательства, в том числе в отношении руководителя кадровой службы. Должностному лицу, в отношении которого составлен протокол, должны быть разъяснены его права и обязанности (например, право знакомиться с содержанием протокола, право отказаться от его подписания). Подпись на протоколе об административном правонарушении может сопровождаться словами: «С протоколом не согласен». Все замечания, возражения, объяснения по поводу содержания документа должны быть учтены инспектором и оформлены как дополнение к протоколу. Это реальный шанс отразить сомнения по поводу предъявляемых претензий, который нельзя упускать, т. к. на основании данного документа будет решаться вопрос о привлечении должностного лица к ответственности за допущенные нарушения.

После составления протокола об административном правонарушении возможны два варианта развития событий: представитель Рострудинспекции выносит постановление

• о прекращении производства по делу (если допущенные нарушения малозначительны и были оперативно устранены);

• постановление о назначении административного наказания.

В случае неисполнения в срок предписаний правового инспектора должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 500 до 1000 руб., а предприятие (как юридическое лицо) – на сумму от 5000 до 10 000 руб. (п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ).

Если инспектор два раза в год найдет на предприятии аналогичные нарушения, то его руководитель будет дисквалифицирован через суд на три года и не сможет занимать аналогичные должности не только в своей компании, но и в других. Имя такого «проштрафившегося» руководителя Федеральная служба по финансовому оздоровлению и банкротству внесет в специальный реестр дисквалифицированных лиц, с которым может ознакомиться любой человек.

Всем работодателям рекомендовано вести специальный журнал данных о визитах правового инспектора (п. 5 ст. 9 Закона № 134-ФЗ). Пусть проверяющий инспектор собственноручно внесет в журнал все необходимые записи о проверке, укажет свою фамилию, имя, отчество, цель мероприятия и скрепит все это своей подписью. Рекомендуется также позвонить по телефону, указанному в распоряжении о проведении проверки, действительно ли данного инспектора направили на предприятие с проверкой, т. к. бывали случаи подделки удостоверений и проведения проверок не уполномоченными на то лицами.

Конечно, не бывает такого, чтобы на предприятии не нашлось причины для придирок инспектора по труду, особенно в ходе тотальной проверки. Но если в целом в кадровых документах будет порядок, то небольшие огрехи могут сойти с рук. Если штатное расписание составлено грамотно, должностные инструкции четко прописаны, а трудовые договоры оформлены в соответствии с законодательством, то дело вполне может закончиться небольшим предписанием или минимальным штрафом.

Кроме того, должностное лицо, например, начальник отдела кадров, в процессе проведения проверки должен постоянно сопровождать инспектора по труду. Какими бы лояльными не были сотрудники, всегда есть вероятность, что кто-то из подчиненных раскроет инспектору большие и маленькие секреты предприятия, которые до этого момента удавалось скрывать. Иногда неосторожная фраза может дать проверяющему основание для более тщательной проверки. Согласно п. 1 ст. 13 Закона № 134-ФЗ руководитель имеет право присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки.