Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Длительное архивное хранение предполагает хранение в течение 10 (и более) лет. Сюда относятся следующие документы кадровой службы:

• приказы (распоряжения) по личному составу;

• списки работников;

• карточки по учету личного состава;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;

• невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.);

• акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;

• табели или наряды работников вредных профессий.

Экспертиза ценности документов не проводится по заголовкам на обложках дел, а предполагает полистный просмотр каждого дела. В ходе этого процесса изымаются лишние экземпляры документов, копии, документы, не относящиеся к тематике данного дела, черновики и документы, подлежащие возврату. Затем происходит:

• систематизация документов в деле;

• подшивка или переплет дела;

• нумерация листов;

• составление листа – заверителя дела;

• при необходимости – составление внутренней описи документов.

Дела формируются по годам (кроме личных дел), документы, относящиеся кодному вопросу, группируются вместе. Дело в своем составе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности (в начале дела приказ № 1) и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками таким образом, чтобы текст, свободно читался. Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.

В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце, лист—заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и исправленных номеров, количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа—заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте. Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.

Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;

• наименование структурного подразделения (полное);

• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

• заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;

• вид дела;

• автор документов (например, кадровая служба);

• краткое содержание документов дела;

• период, к которому относятся документы дела;

• дата дела;

• количество листов в деле (переносится из листа—заверителя дела);

• срок хранения дела;

• архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер коробки.

Если предприятие не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается согласно списку фондов составленном на предприятии и являющимся основным учетным документом архива (в случае наличия двух и более фондов).

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива). Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) – тушью или чернилами.

Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.