Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

На основании служебного задания в отделе кадров составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

2.7.2. Приказ о направлении в командировку

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме № Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.

Приказ о направлении работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

• место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;

• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

– днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;

– срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;

– срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;

• цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;

• командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;

• в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата. Но иногда оформление командировки начинается с другого документа. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае в строке «Основание» указываются номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае можно лишить возможности юристов и бухгалтеров предприятия доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

При необходимости в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказ от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

Если согласие оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 указываются реквизиты этого документа.

Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.