Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Справа внизу вкладки (см. рис. 1.9) находится выделенная область, предназначенная для увольнения сотрудника, а также для хранения информации об увольнении. Чтобы уволить сотрудника, нужно в поле Основание увольнения щелкнуть мышью и в открывшемся справочнике оснований для увольнения выбрать требуемое основание. После этого следует с клавиатуры заполнить поля Дата увольнения, № приказа на увольнение и Дата приказа на увольн. и нажать кнопку Уволить сотрудника. Операция увольнения будет выполнена в тот же момент, и об этом в правом верхнем углу окна появится соответствующее информационное сообщение.

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы уволить сотрудника, необязательно открывать его карточку – это можно сделать и в режиме работы с журналом сотрудников. Об этом будет рассказано ниже, в разделе «Увольнение сотрудника и восстановление его после увольнения».

В нижней части интерфейса расположены кнопки Личная карточка (Т-2) и Полный отчет в Word. Эти кнопки предназначены для формирования и вывода на печать отчетов по данному сотруднику. В первом случае будет сформирован отчет «Личная карточка работника» по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 г. Во втором случае полная информация о сотруднике будет выведена в окне Word в произвольной форме.

Также можно вывести на печать как основную информацию по работнику, так и дополнительную – для этого нужно установить соответствующий переключатель в нужное положение (Основные сведения либо Дополнительные сведения), и нажать кнопку с изображением принтера. Эти параметры находятся в нижней части интерфейса, и доступны также на других вкладках окна Карточка сотрудника (это относится также и к кнопкам Личная карточка (Т-2) и Полный отчет в Word). Если информация должна быть выведена в формате Word, то следует установить расположенный правее флажок в MS Word.

Сведения о документе, удостоверяющем личность

После ввода общих данных о сотруднике можно переходить на вкладку Паспортные данные, на которой вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника, а также о месте фактического проживания (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Ввод паспортных данных

Несмотря на то, что данная вкладка называется Паспортные данные, здесь можно указать информацию о любом документе, удостоверяющем личность (например, удостоверение беженца либо военный билет), при отсутствии у человека паспорта и при наличии уважительных причин этого отсутствия.

В верхней части окна в соответствующих полях с клавиатуры вводится серия и номер паспорта (документа, удостоверяющего личность), а также дата его выдачи. Название органа, выдавшего документ, выбирается в соответствующем справочнике, который вызывается щелчком мыши в данном поле. При необходимости можно поместить в программу фото паспорта – для этого нужно воспользоваться кнопкой Фото паспорта. При нажатии на данную кнопку на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.13.

Рис. 1.13. Окно Фото общегражданского паспорта

В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество сотрудника. Данное поле с клавиатуры не редактируется.

Возможности программы предусматривают хранение нескольких фото паспорта. Для добавления фото нужно нажать кнопку Добавить фото, которая расположена в нижней части окна, затем в открывшемся окне ввести с клавиатуры имя фото и нажать кнопку Далее. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к требуемому файлу. После нажатия в данном окне кнопки ОК в списке появится новая позиция с порядковым номером и именем фото. Для просмотра фото нужно дважды щелкнуть мышью в поле Фото.

Для удаления фото паспорта из списка нужно установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Удалить фото, расположенную в нижней части окна. При нажатии на данную кнопку программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В выделенной области Место регистрации указывается адрес прописки сотрудника согласно паспорту, а в выделенной области Место фактического проживания – адрес его фактического проживания. Отметим, что данные о фактическом проживании можно ввести автоматически на основании регистрационных данных – для этого достаточно нажать кнопку По месту регистрации.

В нижней части вкладки находится выделенная область Заграничный паспорт, которая заполняется только при наличии у данного сотрудника заграничного паспорта. Порядок заполнения параметров аналогичен тому, как это делается при вводе информации об обычном паспорте.

Сведения об образовании и воинском учете