Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Логично, что чем крупнее организация, чем больше её штатное расписание, тем сложнее вести учёт работников. Но и микроорганизация в плане кадрового учёта обладает не меньшими проблемами. Общество с ограниченной ответственностью может состоять из одного работника – генерального директор, который сам же и является учредителем этой компании. Как учредитель назначает себя – генеральным директором, как генеральный директор принимает сам себя на работу? Информационное агентство – это и редакция СМИ и коллектив СМИ, и оно так же может в штате содержать одного работника, который и сам учредитель, и сам – главный редактор, и сам же – творческий коллектив редакции.

Кадровый учёт – это система процедур, обеспечивающий правильное осуществление трудовых отношений, набор взаимоувязанных действий по регистрации фактов и их оформления в рамках трудовых отношений, таких как приём на работу, перевод на другую должность, предоставление отпуска, оплачиваемых дней по нетрудоспособности, увольнение работника, и так далее.

Кадровый учёт характеризуется комплексным подходом и системностью, обеспечивающими эффективность бизнеса за счёт контроля и планирования.

Кадровый учёт начинается с разработки и утверждения штатного расписания. На его основе разрабатываются трудовые договора. Основанием для возникновения у работодателя права на заведение личного дела работника является подписание трудового договора. Принятому в организации работнику присваивается табельный номер и на него начинается вестись табель учёта отработанного времени. В процессе возникших трудовых отношений по работнику могут издаваться различные приказы. У работника возникает право на отпуск, и на основании этого составляется график отпусков, и работодателем производится контроль исполнения этого графика. В случае временной нетрудоспособности обрабатывается предоставленный работником «больничный лист». В соответствующие контролирующие органы в заведённом порядке по работнику предоставляется различная отчётность. Исходя из компетенций работника, возникают ситуации связанные с необходимостью повышения его уровня знаний и умений, его производительности труда: ведётся планирование, организация, контроль обучения, аттестации. Вся информация, связанная с работником и относящаяся непосредственно к его трудовой деятельности, обрабатывается в рамках установленных законом о персональных данных. Работнику, при необходимости выдаются справки, выписки и прочие подтверждающие документы о его трудовой деятельности.

Все вышеперечисленные действия работодателя – это обработка информация различного содержания о работнике и продуцирование результат на основе этой информации. И информация эта нужна, как вышестоящим контролирующим организациям, так и самому работодателю.

Принять на работу соискателя вакансии – это не просто подписать трудовой договор. Это чётко формализованный алгоритм, включающий в себя несколько этапов и процедур. До подписания трудового договора поступающего на работу необходимо ознакомить с целым набором информации. И за неознакомление существует наказание для организации. Но и после подписания трудового договора, новый работник должен быть ознакомлен с ещё одним набором информации, проинструктирован, обучен, проверен на усвоение в должном объёме и качестве полученных знаний. Работнику может потребоваться медицинский осмотр для допуска к некоторым видам работ. И это ещё до начала исполнения им своих должностных обязанностей.

Кадровый учёт в организации ведёт назначенный за это дело работник. В микробизнесе это делает главный бухгалтер или секретарь. Этим может заниматься целый отдел кадров, где фронт работ распределён между несколькими специалистами. Но, в любом случае, рабочее место ответственного за кадровый учёт должно соответствовать определённым правилам, чтобы проверяющему было сложнее найти нарушения.

При наличии достаточного бюджета, кадровый учёт можно перепоручить сторонней специализированной фирме, или специалисту. Не всегда такой выбор оправдан в плане потенциальных рисков.