Кадровый документооборот

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговые и таможенные органы (ст. 15.6 КоАП РФ).

3. Прием работников

3.1. Оформление приема на работу

Порядок оформления приема на работу изложен в ст. 68 ТК РФ, требования которой обязательны как для работодателя – юридического лица, так и для работодателя – индивидуального предпринимателя.

Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, содержит ст. 65 ТК РФ.

Обратите внимание!

Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Требовать предъявления физическими лицами прочих документов при заключении трудового договора работодатели не имеют права. Однако в исключительных случаях работодатель вправе потребовать от работника (при его согласии) предъявления дополнительных документов.

Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, причитающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.

При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. В настоящее время унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме. Заявление пишется на имя руководителя организации, в нем указывается дата, с которой работник приступает к работе, должность, кроме того, на заявлении ставится подпись работника и дата составления заявления.

Порядок приема на работу установлен ст. 68 ТК РФ, согласно которой прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу в соответствии со ст. 68 ТК РФ объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В приказе (распоряжении) о приеме на работу указываются:

– наименование работодателя;

– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;

– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;

– должность (специальность, профессия), категория квалификации;

– срок испытания (если такое испытание устанавливается);

– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);

– оклад (тарифная ставка), надбавки;

– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.

При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия договора в приказе не приводится, а если заключен срочный трудовой договор, в приказе должно быть указано, что данный работник принимается на работу по срочному трудовому договору на определенный срок.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), т. е. работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией, штатным расписанием, документацией по охране труда.

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть вывешены на видном месте в помещении, где работник осуществляет свою трудовую деятельность, или их экземпляр должен быть приложен к трудовому договору, или в трудовом договоре должна быть отметка «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».

Если работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, а также в организации не ведется табель учета использования рабочего времени, то работодатель не сможет применять дисциплинарные взыскания к работникам, которые, например, опаздывают на работу или отлучаются с работы в течение рабочего дня.