Кадровый документооборот

Под расшифровкой подписи согласно п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом – фамилии.

В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы в таблице в графах 1–6 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Также на оборотной стороне формы в графах 7–8 указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы в графе 9.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте в графах 6 и 8 оборотной стороны формы, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченное на это лицо.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Рассмотрим пример заполнения авансового отчета.

Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Обратите внимание!

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, то, руководствуясь ст. 137 ТК РФ, работодатель может погасить эту задолженность удержанием из заработной платы. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Причем на удержание сумм из заработной платы следует получить письменное согласие работника (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы согласно ст. 138 ТК РФ не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику.

11. Подготовка кадров

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд в соответствии со ст. 196 ТК РФ определяет работодатель.

Профессиональная подготовка – это ускоренное приобретение обучающимися навыков, необходимых для выполнения определенной работы, группы работ (ст. 21 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»). Профессиональная подготовка не сопровождается повышением образовательного уровня обучающегося.

Повышением квалификации считается получение обучающимися дополнительного образования в пределах каждого уровня профессионального образования.

Работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости – в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определены коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Формы профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Кроме того, в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан проводить повышение квалификации работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности.