После отъезда Роберта Берта Теодор Ригг и Тэтлок решили составить максимально подробные требования к набору штата, а также список всего, что требовалось для осуществления задуманного. В качестве первого шага они считали необходимым снять дом, который мог бы служить квакерам для жилья и для работы. Ригг вновь отправился в Любимовку и Могутово, чтобы уточнить, какого рода перепланировки и ремонтные работы потребуются в таких двух домах. Надо было продумать все до мелочей: меблировку, обеспечение кроватями, продовольствием, дровами.
Первая партия медицинских работников и помощниц из Англии добиралась в Россию через Норвегию и Швецию; в июне они прибыли в Бузулук. Таким же путем добиралась и вторая партия англичан, оказавшаяся на месте в конце августа 1916 года. Среди них были замечательные люди. Главным медиком был доктор Дж. Тэйлор Фокс, а в числе его помощниц были уже известные по своей работе во Франции и Сербии Флоренс М. Барроу, Дороти Уайт, Мэри Паттисон и Элеанор Линдсей.
Необходимо было детально продумать план работ, озаботиться размещением квакерского штата в Любимовке и Могутове. Серьезной проблемой было отсутствие переводчиков, без которых сотрудникам было сложно, а порой и невозможно работать. Группе с самого начала помогала мисс Манир, оказавшая неоценимые услуги на раннем этапе переговоров с местными властями. Немного позднее появились мисс Уэбстер и мисс К. Жукова, прибывшая туда из Ростова.
В качестве главной задачи квакеры считали открытие больницы в Любимовке. Для отбора детей в детдом в Могутове необходимо было предварительно провести обследование семей беженцев. Доктор Дж. Т. Фокс, Элзи Фокс, Дороти Уайт и необходимый штат сиделок отправились в Любимовку, чтобы отрыть больницу и заняться трудоустройством беженцев. Флоренс Барлоу совместно с другими работниками занялась обследованием семей беженцев в окрестностях Любимовки и Андреевки.
Той же осенью из Англии прибыли еще работники, благодаря чему квакеры смогли укомплектовать штат детдома в Могутове и открыть центры для беженцев в Богдановке и Ефимовке.