Как находить два лишних часа каждый день

Уберитесь в своей машине. Достаньте мусор даже из самых укромных ее уголков. Проделайте то же самое в платяном шкафу. Выкиньте оттуда все, что устарело или не соответствует вашему стилю. Затем возьмитесь за свою сумку или портфель. Какой только мусор не прячется в боковых отделениях дамских сумочек! Однажды из-за этого мне пришлось пережить настоящее потрясение. В одном из магазинов у моей сумки вдруг оборвалась ручка, и я попросила пришить новую. Мне сказали, что для этого потребуется все оттуда вытащить. Ассистент выдал мне большой пакет и спокойно, с непроницаемым лицом смотрел, как я опустошаю свою сумочку размером не больше мужского кошелька. Когда я закончила, пакет был почти полон. Больше всего мне пришлось краснеть за использованные носовые платки и рассыпавшиеся по дну сумки драже «Тик-так». Я даже не могла вспомнить, как они там оказались. Ассистент сказал, что он восхищен тем, как мне удалось разместить столько всего в такой маленькой сумочке. А ведь, между тем, я еще довольно аккуратный человек.

Офис без бумаг

Не теряйте время на пустые разглагольствования о так называемом «офисе без бумаг». Все мы знаем, что это выдумка и такого офиса в действительности быть не может. Я совершенно не стремлюсь к этой невыполнимой затее, не должны стремиться к ней и вы. ЗАНИМАЙТЕСЬ УБОРКОЙ.

Сортировка документов

Каждый нормальный человек терпеть не может сортировать документы. Пожалуй, самое ужасное здесь это копаться в старых папках и пересматривать документы, которые не попадались вам уже в течение нескольких месяцев, но которые нельзя выкинуть. Вам придется быть особенно внимательным, если ваша работа связана с юриспруденцией.

Но что, если вы это не сделаете?

Все мы знаем, какое наказание ожидает того, кто медлит с уборкой. Он не может найти свои вещи. Он тратит время на бесполезные поиски. Его вещи занимают слишком много места. Он испытывает стресс. Он злится. Любая работа отнимает у него гораздо больше времени, чем могла бы. Он не выкидывает мусор. Чтобы найти что-нибудь, ему приходится разбирать целые горы ненужного хлама. Коллеги считают, что его работа будет хаотичной: ведь они судят по тому, что у них перед глазами.

Итак, разделите документы на три категории:

1. то, что я хочу знать;

2. то, что понадобится мне в будущем;

3. то, на что мне придется ссылаться.

Храните документы первой категории рядом со своим столом. Но не забывайте аккуратно складывать их в папки. Убирайте их на свое место, даже если вы часто с ними работаете. Пусть это станет вашей новой полезной привычкой. Если вы начнете оставлять бумаги на столе тогда, когда они должны вскоре вам понадобиться, то потом вы станете делать это и в тех случаях, когда они понадобятся вам отнюдь не скоро. Они будут мозолить вам глаза до тех пор, пока не скроются из виду под горой новых и срочных документов. А это будет означать то, что вы вновь работаете в хаосе. Поэтому сортируйте документы.

Документы второй категории можно хранить в некотором отдалении от вашего рабочего стола или там, где их сложнее достать.

Для документов третьей категории не существует единого правила хранения. Это значит, что вы должны будете подразделить их на группы: те, которыми вы пользуетесь регулярно, которые бывают вам нужны срочно и, наконец, те, которые не бывают нужны вам ни регулярно, ни срочно. Некоторые из таких собирающих пыль документов или книг вам все равно придется хранить, потому что, несмотря на то, что вы пользуетесь ими очень редко, вы не можете без них обойтись. Другие же, например словари, могут вообще не запылиться, потому что они нужны вам регулярно.

После того, как вы рассортировали документы

• Постоянно продолжайте их сортировать. Не позволяйте документам накапливаться на вашем рабочем столе. Постоянная сортировка и уборка должна стать одной из ваших новых полезных привычек.

• Сортируйте и убирайте документы так, чтобы вы легко могли их найти, но помните, что их также должны быть в состоянии легко найти ваши коллеги в случае, если вы уйдете в отпуск или заболеете. Раскладывайте документы на основании логики и здравого смысла, не пытайтесь придумать новых оригинальных методов сортировки.

• Убирайте только те документы, которые действительно необходимо убрать.

• Если какие-то документы кажутся вам ненужными, выкиньте их.

• Заведите картотеку наподобие той, какой пользуются в библиотеках, чтобы документы не терялись и не пропадали. Записывайте, кто и когда взял у вас тот или иной документ, когда он вернул его вам. Попросите тех, кто берет или смотрит документы в ваше отсутствие, делать это самостоятельно.

• Не храните бумажные копии документов, имеющихся в вашем компьютере, если вы не обязаны делать это.

• Используйте разноцветные папки, чтобы быстрее находить нужные вам документы.

• Даже в том случае, если архив ведет ваш секретарь, убедитесь, что вы способны находить там документы самостоятельно.

• Сортируя документы, перемещайте их. Например, если вы убираете документы за «декабрь 2002 года», найдите папку с документами за «декабрь 2001 года» и выбросите их.