Как находить два лишних часа каждый день

Ваше кресло

• Отрегулируйте высоту кресла так, чтобы ваши ноги не болтались в воздухе, а колени не понимались кверху.

• Никогда не сидите на неустойчивом кресле или кресле со сломанным регулятором высоты.

• Пользуйтесь креслами на колесиках, чтобы вам было удобно перемещаться вдоль своего рабочего стола.

• Убедитесь, что спинка кресла расположена прямо и подходит именно вам. В идеале она должна полностью повторять контуры вашего тела.

• Сиденье должно быть достаточно, но не слишком, длинным. Расстояние между краем стула и вашими коленями должно равняться пяти сантиметрам.

• Под столом должно быть достаточно пространства для того, чтобы туда свободно поместились ваши ноги.

Организация работы: советы

Работа с бумагами

• Перед тем как приступить к работе, оцените, сколько времени вам потребуется для ее выполнения.

• Сконцентрируйтесь! Уделяйте все свое внимание какому-то одному заданию.

• Делайте два дела сразу только в том случае, если одно из них очень скучное, а другое помогает вам справляться с ним. Например, вы можете слушать любимую кассету и одновременно вести машину. Иногда это называют многофункциональностью.

• Раз в две недели записывайте то, каким образом вы проводите свое время, в специальный журнал. Делайте это тогда, когда вы остаетесь в одиночестве.

• Внимательно изучите, когда вам не хватает времени, а когда время остается лишним, то почему это происходит.

• Думайте не только о будущем, но и о прошлом. Вспомните, что и каким образом вы делали на прошлой неделе. Представьте себе, что у вас появился шанс прожить ее заново. Как бы вы распорядились своим временем в этом случае?

• Не составляйте слишком плотных планов. Вы не можете предугадать, какие неожиданные дела вдруг появятся у вас в течение дня. Пусть ваш распорядок будет гибким.

• Выполняя задание, сконцентрируйтесь только на нем.

• Думайте о настоящем. Не тратьте время на бесполезные сожаления о том, что уже произошло в прошлом, или гадания о том, что еще может случиться в будущем, особенно такие, как «А что, если?» или «Вдруг что-нибудь случится».

• Составьте список дел, расположив их в порядке важности.

• Не думайте, что оставлять незаконченную работу в конце рабочего дня или недели это преступление, заслуживающее наказания.

• Тем не менее завершите начатое, если это возможно сделать в течение рабочего дня.

• Распределите свои дела так, чтобы вы могли понять, что значит «завершить». Ведь многие занятия по своей сути бесконечны. Даже если вы станете работать над ними по двадцать четыре часа в сутки, вы не завершите их до тех пор, пока не придумаете свои собственные временные рамки и границы.

• Не относитесь к каждой бумаге как к чему-то очень важному и неотложному. Работайте над ними в соответствии с намеченным заранее распорядком дня.

• Не откладывайте неприятную вам работу. Сделайте ее и поощрите себя какой-нибудь наградой.

• Не заполняйте работой весь свой день. Обязательно оставляйте в своем распорядке «окна» для отдыха и размышлений. Если вы боитесь, что коллеги заметят то, что в вашем графике имеются лакуны, придумайте для них какое-нибудь кодовое имя, например Стюарт. Тогда другие просто подумают, что у вас запланирована встреча с этим человеком.

Коммуникации

• Сократите количество поступающих вам электронных писем и предложите своим коллегам сделать то же самое. «Почтовая тирания» становится серьезной проблемой современного бизнеса. За один рабочий день среднестатистическому жителю Великобритании приходит около двадцати электронных писем. На то, чтобы обстоятельно отвечать на них, ему пришлось бы тратить около четырех часов в день.

• Сократите количество входящих телефонных звонков. В среднем нам приходится отвечать на сорок шесть телефонных звонков в день. Вы уверены в том, что все эти письма и звонки действительно вам необходимы? Время, которое экономится в результате сокращение общения, не должно тратиться на бесполезные занятия.

• Выделите отдельное время для телефонных звонков.

• Запишите номера телефонов, по которым вам часто приходится звонить, на листе бумаги и прикрепите его напротив своего рабочего места или занесите их в память своего телефонного аппарата.

• Попросите своего секретаря отвечать на ваши телефонные звонки и соединять вас со звонящими только в тех случаях, когда это действительно необходимо. Это гораздо более эффективный способ фильтрации входящих звонков, чем автоответчик.

• Не относитесь к электронной почте как средству немедленной связи наподобие телефона.

• Пользуйтесь программой Outlook Express, чтобы сохранять и быстро находить электронные адреса.

• Не бойтесь удалять непрочитанные электронные письма, если вы уверены в том, что они окажутся бесполезными. Уничтожайте практически бесполезную информацию и рекламу, принудительно рассылаемую большому числу абонентов электронной почты, которая получила название «спам».

• Отправляя электронные письма, сразу указывайте, что вы не рассчитываете на получение ответа. Иначе изъявления благодарности и взаимного уважения могут продолжаться до бесконечности.