Как находить два лишних часа каждый день

Всем нам хочется сначала выполнять легкую и приятную работу, а скучную и тяжелую откладывать «на потом». А ведь это означает, что несделанная работа будет висеть над нами, омрачая наш день. Откладывать неприятные дела, значит создавать ужасный беспорядок в своем ящике для входящих бумаг и злить клиента, к которому вы обещали вернуться, провоцировать его на телефонные звонки и ругательства.

Часто мне приходилось иметь дело с людьми, не умеющими организовать свое время. Их просили срочно сделать очень простое и не требующее напряжения срочное задание, а они откладывали его даже в том случае, если не были заняты. Всегда, когда возможно, выполняйте подобные задания безотлагательно. Когда вы вычеркнете их из списка запланированных дел, вы сразу почувствуете облегчение.

Как работать, не отвлекаясь

Большинству из нас на работе постоянно приходится на что-нибудь отвлекаться. Однако для того, чтобы эффективно организовывать свое время, вам придется менять ситуацию. Первый ключевой шаг на этом пути — стать уверенным в себе. Второй — научиться делать сознательный выбор.

Решить эту проблему мешает то, что от работы нас чаще всего отвлекают другие люди, и прервать их значит показаться грубым и недружелюбным.

В офисах, в которых все служащие сидят вместе, не имея отдельного кабинета, каждый из сотрудников доступен для всех остальных. Если же вы работаете в собственном кабинете, заведите привычку закрывать дверь, когда вам необходимо сосредоточиться для принятия важного решения. Когда вам бывает нужно провести переговоры без предварительной подготовки, постарайтесь делать это в офисе своего партнера, с тем чтобы вы могли остановить разговор в любой удобный для вас момент. Если это невозможно, заранее предупредите собеседника, сколько времени вы можете ему уделить.

Вы также можете спасаться от Губителей времени тем, что сделаете свое рабочее место менее «дружелюбным» по отношению к посетителям. Если ваш офис кажется посетителям местом, располагающим к отдыху, то они не преминут отдохнуть и расслабиться. Если же вы во время работы расположены к ним спиной, или если в вашей комнате нет свободных стульев, то они захотят уйти как можно быстрее.

Язык телодвижений еще одно хорошее средство против тех, кто отвлекает нас от работы. Опустите ладони на стол, улыбаясь вежливой, но выжидающей улыбкой. Если это не помогает, забудьте об утонченности и посмотрите на часы с выражением внезапного потрясения и ужаса.

Глава четырнадцатая Быстрое чтение

Советы

• Помогите себе сконцентрироваться, определив, с какой целью вы читаете книгу или документ.

• Убедитесь, что вам удобно работать, и что книга или экран компьютера расположены на нужной высоте и на правильном расстоянии от глаз.

• Делайте паузы.

• Прежде всего, просмотрите весь документ, чтобы познакомиться с его структурой и содержанием.

• Читая его более внимательно, делайте пометки ручкой и маркером.

• Используйте ручку или палец в качестве указки.

• Оставьте привычку громко читать вслух.

У меня всегда вызывали зависть только два качества Супермена: его рентгеновское зрение и способность необычайно быстро читать книги. К сожалению, я не могу научить вас видеть сквозь стены, но зато я могу показать вам, как читать и просматривать литературу быстрее, чем вы сейчас это делаете. Итак, приступим.

Шаг первый

• Решите, зачем вы читаете этот документ. Какую цель вы преследуете, делая это?

• Читаете ли вы для развлечения или для получения информации?

• Если вы читаете с целью получить информацию, то что именно вы хотите узнать?

• Что вы уже знаете об этом?

Затем:

• Ознакомьтесь с общим содержанием и структурой документа. Пробегите его глазами, двигаясь от начала в конец текста. Ознакомьтесь с его форматом.

• Прочитайте краткое резюме на обложке книги.

• Изучите названия глав и исключите из поля своего внимания те главы, которые, по вашему мнению, не смогут принести вам никакой пользы.

• Выделите маркером или подчеркните названия тех глав, которые, по вашему мнению, окажутся для вас полезными. (Используйте маркер только в том случае, если книга или документ принадлежат вам и не являются памятным подарком или дорогим экземпляром.)

• Прочитайте первые параграфы каждой главы. Ставьте пометки, чтобы сузить сферу внимания.

Шаг второй

• Сконцентрируйтесь на книге, прежде чем начнете читать ее подробно.

• Убедитесь, что ничто не будет вас отвлекать.

• Читайте тогда, когда находитесь в соответствующем этому занятию расположении духа, а не тогда, когда вы раздражены или расстроены.

• Читайте тогда, когда вы спокойны. Стресс мешает сосредоточиться и направить все свои силы на получение информации.

• Во время чтения будьте открыты для любой поступающей информации. Если вы будете подходить к прочитанному с точки зрения уже имеющегося у вас мнения по этому вопросу, вы только зря потеряете время.

• Следите за осанкой. Вам должно быть удобно, но вы не должны быть слишком расслаблены, иначе вы можете задремать.