Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote

Как я упоминал выше в части «Немного о GTD», по мере прохождения через «Инбокс» решите какое «Следующее действие» будет для каждого «нечто», требующего действия, затем перетащите это «нечто» в лучшее для него место, чтобы завершить само действие. Например, если это «нечто», которое может быть выполнено за компьютером, то положите его в «Next Action – At Computer» («Следующее действие – Компьютер»). Если это может быть сделано за компьютером дома или на работе, тогда присвойте ему тэг «Next Action – At Computer» («Следующее действие – Компьютер») и еще тег «Next Action – Home» («Следующее действие – Дом»). Таким образом, когда вы находитесь рядом с компьютером или дома, и интересуетесь о том, что дальше по списку дел, то вы можете просто кликнуть по любому из этих тэгов и найти то дело, которое ждет вас. Так вы удостоверитесь, что оно будет выполнено самым эффективным способом. Видите? Тэги это весело!

Тег «Файл напоминаний» – проверяйте его каждый день. Будьте осторожны!

Если дело пока не готово  для обработкиилиегопоканенадорассматривать прямо сейчас, то вы можете поставить его в «Файл напоминаний». «Файл напоминаний» — это нечто, что вы проверяете каждый день с целью увидеть, есть ли какие-либо ваши напоминания взглянуть на что- либо или подумать о чем-нибудь. Дэвид Аллен использует целый ящик с разделителями. А Evernote может сохранить ваше пространство и быть намного мобильнее. Всё, что вам нужно, это тэг, который имеет под-тэг для каждого месяца и тэг, называемый «Дни» с под-тэгами от 1 до 31. Вы вываливаете дела в соответствующий месяц, и когда этот месяц наступает, вы рассматриваете свои дела и либо присваиваете их тегу следующих действий, либо перетаскиваете их в подходящий день в под-тэги «Дни».

Проверяйте «Дни» каждый день, чтобы видеть, что может быть сделано в течение дня и соответствующим образом обрабатывайте (присвойте тэг «Следующие действия», или же измените день/месяц, или избавьтесь от него, либо положите в справочные материалы — словом, всё, что вы хотите).

Ваш «Список проектов» – проверяйте еженедельно

В вашем списке проектов вы можете добавить различные списки. Например, списки продуктов, DVD, любимую музыку и, что самое важное, ваш список проектов. Список проектов — это место, где вы складываете всё то, что требует больше одного действия.

Вы можете присвоить под-тэг каждой категории проекта и даже присвоить отдельные тэги для крупных проектов, если хотите иметь все заметки по планированию проекта в Evernote. Но это тема для отдельного поста. Нужно помнить, что «Список Проектов» должен обозреваться каждую неделю с целью знать, куда вы идете. С каждым обзором вы, несомненно, будете находить новые задачи для своих входящих или списка следующих действий до тех пор, пока проект не завершится.

«Когда-нибудь / Может быть», если бы у меня был миллион долларов

Для дел, которые не имеют действия, или для тех, с которыми вы пока не готовы иметь дело, существует список «Когда-нибудь/Может быть». Я разделил его на категории, которые важны для меня, для легкого поиска и напоминания.

«Справочные материалы» – Ваша личная энциклопедия

Один из самых важных тэгов в блокноте будет «Справочные материалы». Туда уходит все, что вы не выкинули. Организуйте это так, как будет удобно вам. Что касается меня, то я последовал совету Дэвида Аллена и подготовил картотеку (хотя и виртуальную) с «ярлыком» для каждой буквы алфавита.

Когда я архивирую что-нибудь, то я складываю в определенной, подходящей для этого букве, например, первая буква компании (к примеру, General Motors), первая буква, которая приходит на ум (к примеру, Cars) или первая буква темы (например, Bankruptcies in 2009). Для легкого запоминания вы можете присвоить тэги сразу всем трем.

За, против и советы

Основное, что нужно помнить – это дисциплина в вашем обзоре. Всё остальное имеет некоторую гибкость, но вы должны действительно убедиться, что будете очищать ваш инбокс каждое утро, проверять ваш файл напоминаний каждый день, обновлять ваши напоминания каждый месяц тэгами дня и каждую неделю делать обзор список ваших проектов, чтобы быть в курсе всего. И не забывайте обновлять свои тэги у каждой заметки, как только вы перемещаете её в системе. Просто перетащите заметки на сам тэг (и также вы должны удалять любые ненужные тэги).