Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности

Мы прибегаем к стимуляции мозговой активности с помощью различных веществ – от наиболее распространенных, и, на первый взгляд, казалось бы, безобидных, как чай, кофе, энергетические напитки (кофеин), шоколад, какао (теобромин), до более мощных медикаментозных препаратов.

Но, как показывает практика, «разогнанному» процессору необходимо более мощное охлаждение, иначе он значительно снижает частоту своей работы или принудительно выключает компьютер. В случае активной стимуляции мозговой работы таким «охлаждающим» средством является более продолжительный отдых. А непрерывное подстёгивание нервной системы различными стимуляторами может привести не только к ее истощению, но и определенной зависимости, в том числе, и медикаментозной.

Третий, пожалуй, наиболее безопасный способ – это использование нового эффективного программного обеспечения, применительно как для ПК, так и для человека. Наиболее простой способ – использование уже готовых решений, наиболее оптимально подходящих для каждого человека.

Это может быть изучение литературы по интересующему вопросу, посещение краткосрочных обучающих курсов, семинаров, тренингов, общение с коллегами или друзьями и т. д. Но стоит учитывать, что любое такое «программное обеспечение» следует настроить именно под себя и научиться им рационально пользоваться.

1.2. Можно ли избежать многозадачности в работе?

Безусловно, можно! И не только можно, но и нужно! Выше мы уже говорили о том, что одновременное решение задач в операционных системах – это некая иллюзия, и что операционная система работает по вполне структурированному алгоритму: расставляя приоритеты и планируя время выполнения поставленных задач. Если это умеет машина, то почему не научиться этому и человеку?

И первое, чему следует научиться, – это расставлять приоритеты для принятия решений. Основная проблема любого менеджера – попытка выполнить сразу большой объем работ.

На практике же получается совсем другое: в первую очередь силы уходят на решение отдельных, часто неважных и несущественных дел, а важные вопросы откладываются на потом, и в последствии решаются в авральном режиме и не всегда правильно.

Если человек не умеет грамотно расставлять приоритеты, то он в течение дня хватается то за одно дело, то за другое. В результате у него катастрофически не хватает времени, и довольно часто самое главное дело остается несделанным.

Поэтому менеджерам следует научиться решать во время рабочего дня множество разноплановых вопросов, но при этом в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное решение поставленных задач в соответствии с их очередностью поможет:

– работать только с действительно важными и неотложными задачами избежать многозадачности и сконцентрироваться на выполнении только одной задачи

– соблюдать сроки выполнения заданий

– исключить дела, которые можно передать другим сотрудникам

– правильно распределить свое рабочее время и производственную нагрузку

– получить большее удовлетворение от результатов работы в частности и от всего рабочего дня в целом

– избежать стрессовых ситуаций и перегрузок

1.2.1. Как расставить приоритеты?

Для начала давайте все же определим, что такое приоритет?

Приоритет [priority] – первенство по значимости или по времени в осуществлении какого-либо действия, предоставление преимуществ некоторым решениям по отношению к другим. Приоритеты в ряде случаев выступают основанием для операции упорядочения объектов или деятельности.

Расстановка приоритетов – это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь, чтобы достигнуть максимального эффекта от своей деятельности.

Теперь, когда с этими понятиями все стало понятно, давайте попробуем выполнить следующее задание. Для выполнения этого задания вам понадобится 10 минут свободного времени, небольшой блок стикеров (самоклеющиеся листочки) и большой лист формата А1 (хотя можно использовать и поверхность рабочего стола)

Для начала разделите лист бумаги на две равные половины: в верхней части листа у нас будут находиться «срочные» дела, в нижней – «менее срочные».

Затем напишите все производственные дела, которые вам необходимо выполнить в течение рабочей недели. Каждую новую задачу, даже самую мелкую и незначительную, запишите на отдельном стикере.

Постарайтесь, чтобы таких задач у вас было не менее 25–30, так вы полнее представите весь объем своей работы.

Теперь начинайте их приклеивать на лист бумаги в соответствии с обозначенными критериями, то к верхней части, то к нижней. У вас должно получиться нечто подобное:

После того, как вы наклеили все ваши стикеры с производственными задачами, добавьте еще один признак структурирования задач. Для этого разделите ваш лист вертикальной чертой пополам.