Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Если вы настроены на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом, то для начала вам понадобится ряд базовых ресурсов и инструментов. В ходе процесса вы, скорее всего, будете чередовать применение привычного арсенала с оценкой возможностей использования в работе новых инструментов.

Учтите, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Например, о приспособлениях с низкой степенью автоматизации можно сказать следующее: чем полезнее кажется прибор, тем он менее функционален на самом деле.

Основные инструменты обработки информации

Допустим, вы начинаете с самого начала. Кроме места на рабочем столе вам понадобятся:

• Лотки для бумаг (хотя бы три штуки).

• Пачка простой бумаги формата А5.

• Ручка или карандаш.

• Самоклеющиеся листки.

• Скрепки для бумаг.

• Скрепки для переплета.

• Скоросшиватель и скрепки к нему.

• Клейкая лента.

• Ластик.

• Автомат для наклеивания этикеток.

• Папки для бумаг.

• Ежедневник.

• Корзины для мусора.

Лотки для бумаг

Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей информации. Один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих документов по текущим проектам и стопок бумаг «для прочтения и пересмотра». Самые удобные — продольные лотки размером с конверт или широкого формата, которые можно ставить один на другой, без «ската», чтобы бумаги не высыпались.

Простая бумага

В процессе первичного накопления информации вам понадобится простая бумага. Хотите — верьте, хотите — нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, мало кто придерживается простой системы «по одной идее на лист». В любом случае важно, чтобы под рукой было много бумаги малого формата или блокнотов, которые бы упростили запись спонтанных идей.

Канцпринадлежности — самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т. д.

Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумагами (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.

Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации — достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.

Автомат для наклеивания ярлыков

Как ни странно, ярлыки являются критически важным инструментом в нашей работе. Тысячи руководителей, специалистов и внештатных сотрудников, с которыми я работал, теперь пользуются автоматами для наклейки ярлыков, а мои архивы полны их комментариями примерно такого содержания: «Невероятно — я даже не думал, что работать будет настолько удобно!» Автомат понадобится для пометки ваших папок, корешков подшивок и массы других вещей.

В этой книге я рекомендую автомат Brother — он самый удобный в использовании. Купите самую дешевую машинку, которая умещается на рабочем столе и работает от блока питания (чтобы не пришлось беспокоиться о батарейках). Еще вам понадобится запас бобин с этикетками — черные буквы на белом фоне (а не на прозрачной бумаге) гораздо легче прочесть; к тому же такие ярлыки можно наклеивать поверх старых меток на папках, которые вы хотите переименовать.

Конечно, можно купить специальную программу и бумагу для принтера, с тем чтобы создавать ярлыки на компьютере, но я предпочитаю использовать для этой цели отдельный прибор. Если вам придется ждать, пока данные накопятся, чтобы разложить их по папкам и наклеить этикетки, это внесет фактор формальности в вашу работу, который серьезно снижает эффективность методики.

Папки для документов

Вам понадобится масса папок (попробуйте достать папки мелкого формата, если получится, и папки широкого формата, если это необходимо). Также вам могут понадобиться держатели для папок типа Pendaflex, если ваша система организации материалов этого требует. Сгодятся обычные манильские папки — цветовое кодирование материалов редко оправдывает себя. Ваша система организации папок со ссылочными материалами общего характера должна представлять собой простую библиотеку.

Ежедневник

Возможно, ежедневник понадобится не только для того, чтобы отмечать нерешенные проблемы: вы наверняка захотите поместить туда упоминания о шагах, которые следует предпринять. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки дальнейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.