Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

В этом состоит одна из основных причин, по которым необходимо наметить четкие границы системы персональной организации: вам будет легче поддерживать высокий уровень производительности, даже если вы не в лучшей форме. Если ваш запас энергии на исходе, материалы для чтения — в беспорядке, квитанции валяются по всему дому, папки расставлены хаотично, а корзина входящих материалов не выполняет основных функций, то сортировка намеченных дел кажется слишком трудной задачей. Поэтому вы избегаете каких-либо действий и от этого чувствуете себя еще хуже. Один из лучших способов увеличить запас жизненной энергии — завершить некоторые незамкнутые циклы. Следовательно, имеет смысл всегда держать под рукой несколько простых циклов.

Описанные выше первые три критерия выбора дальнейших шагов (контекст, время и энергия) обуславливают необходимость целостной системы напоминаний о первоочередных действиях. Иногда у вас просто не будет сил на размышления такого рода: система должна быть готова к этому. Если это так, то вы можете действовать «в рамках допустимых шагов» и выбирать отдельные задачи, которые выполнимы в данной ситуации.

Приоритетность

Если задан контекст, в котором вы находитесь, запас времени и энергии, то, естественно, следующим критерием при выборе дальнейших действий станет их относительная важность: «Какой из оставшихся вариантов первоочередных шагов самый важный для меня?»

Как определиться в приоритетах? Этот вопрос я часто слышу от людей, с которыми работаю. Он обусловлен ощущением, что на них возложено больше задач, чем они способны выполнить. Они знают, что придется сделать непростой выбор, а некоторые проблемы, возможно, так и не удастся решить.

Вы не можете быть уверены в своем выборе, если не знаете, в чем состоит ваша работа.

К концу дня, чтобы не испытывать дискомфорта из-за того, что чего-то не успели, вы должны принять ряд сознательных решений, касающихся своих обязанностей, целей и идеалов. Этот процесс, несомненно, предполагает зачастую сложное переплетение влияний целей, идеалов, направлений деятельности вашей организации, небезразличных вам людей и важности отношений с ними.

Модель анализа повседневной работы

Расстановка приоритетов предполагает, что некоторые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае — с точки зрения вашей работы, т. е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или которую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин «работа» в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы — как в частной, так и в профессиональной сфере.

В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравнительно новую проблему: в ней будет полезно разобраться в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:

• выполнением запланированной работы;

• выполнением работы по мере ее появления;

• планированием дальнейшей работы.

Вы можете заниматься делами, записанными в перечнях дальнейших действий, решать проблемы по мере поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.

Эти соображения продиктованы здравым смыслом. Но многие люди позволяют себе увязнуть во втором типе деятельности — в работе, возникающей спонтанно, — практически без всякого сопротивления, а два остальных типа, к вящему сожалению, остаются без внимания.

Допустим, сейчас 10:26 утра, понедельник, вы находитесь у себя в офисе. Вы только что закончили непредвиденный получасовой разговор с потенциальным клиентом. В результате беседы у вас накопилось три страницы записей. На одиннадцать у вас назначено совещание с сотрудниками, т. е. до него остается примерно полчаса. Вчера вы допоздна засиделись с родителями своей жены и чувствуете себя несколько потрепанным (вы сказали тестю, что свяжетесь с ним по поводу… чего?). Ваш ассистент только что разложил перед вами шесть телефонных сообщений. Через два дня вам предстоит важное совещание по стратегическому планированию, к которому нужно подготовить идеи. Когда утром вы ехали на работу, начал мигать датчик топлива в машине. А когда вы встретились в коридоре с начальницей, она намекнула, что хотела бы услышать ваши идеи по поводу сообщения, которое отправила вам вчера, до начала встречи, назначенной на три часа дня.