Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Представьте себе, что сегодня понедельник, 10:26 утра, вы в своем офисе. Вы только что завершили непредвиденный получасовой разговор с потенциальным клиентом. У вас остались три страницы записей. В 11:00, то есть через полчаса, должна начаться планерка. Вчера вы допоздна засиделись с родителями жены и теперь чувствуете себя немного вымотанным (вы пообещали отцу жены, что перезвоните ему по поводу… чего?). Ваш помощник только что положил вам на стол два конверта, доставленных международной почтой, кроме того, ему нужно обсудить с вами, когда запланировать три срочные встречи. Через два дня у вас важное совещание по стратегическому планированию, и вам еще только предстоит сформулировать свои идеи. А еще утром по дороге на работу в вашем автомобиле загорелся индикаторный сигнал уровня масла. А ваш начальник намекнул вам при встрече в холле, что хотел бы услышать ваши мысли по поводу письма, которое он отправил вам вчера вечером по электронной почте, до встречи в три часа дня.

Готовы ли ваши системы максимально эффективно поддержать вас в подобной ситуации в 10:26 утра в понедельник? Если вы все еще держите все задачи в голове и пытаетесь заносить в списки только «критически важные» дела, могу предположить, что ответ отрицательный.

Я заметил, что люди гораздо успешнее справляются с непредвиденными обстоятельствами и кризисами, чем с обработкой, организацией, обзором и оценкой той части своей работы, которая не настолько очевидна. Легче заняться тем, что «срочно», особенно когда накопилось много необработанных и относительно неконтролируемых задач на рабочем столе, в ящике электронной почты и в голове.

Многое в нашей личной жизни и на работе просто сваливается как снег на голову и становится приоритетом. Характер работы большинства специалистов (и родителей с маленькими детьми!) требует, чтобы они постоянно были готовы к выполнению новых задач, в каких бы формах те ни возникали. Скажем, вы не можете отказать начальнику, когда он неожиданно появляется в дверях вашего кабинета и хочет что-то с вами обсудить. Или получили задание от руководителя, и теперь вам нужно отложить в сторону все остальные запланированные дела. Заполняя форму заказа одного из ваших основных клиентов, обнаружили серьезную проблему, и вам необходимо уладить ее прямо сейчас. Или у вашего ребенка начался сильный кашель.

Все эти ситуации понятны, тем не менее дискомфорт начинает нарастать, если вы не пересматриваете другие действия из ваших списков и не обсуждаете их с заинтересованными лицами. Постоянные жертвы и отказ от выполнения запланированной работы возможен только в том случае, когда вы точно знаете, что вы не делаете. Для этого необходимо регулярно обрабатывать корзину «Входящие» (определяя работу) и периодически проводить обзор всех своих списков с заранее запланированными делами.

Быть успешным – значит научиться пользоваться планом Б.

Неизвестный автор

Осознанно решая заниматься спонтанно появившейся работой вместо запланированной, вы действуете наиболее продуктивно. Однако большинству людей необходимо значительно улучшить способы обработки, управления и пересмотра всех своих полных списков проектов и действий. Если, погрузившись в срочные дела, вы чувствуете дискомфорт из-за тех задач, которые пришлось отложить, результатом будут только разочарование и недовольство. Вину за стрессы и снижение эффективности зачастую возлагают на сюрпризы. Тем не менее, если вы точно знаете, что делаете и чего не делаете, сюрпризы – это только еще одна возможность проявить свою гибкость и творческий подход для достижения блестящего результата.

Все неприятные «сюрпризы» – это просто неправильно управляемая информация.

Еще одна причина, по которой люди негативно воспринимают неожиданные просьбы или требования, состоит в том, что они не доверяют собственным системам и образу действий и не способны просто добавить «закладку», касающуюся любого требующегося действия или той работы, которой они занимаются в данный момент. Они знают, что им нужно что-то предпринять по поводу спонтанно появившейся новой работы, но не верят, что простое напоминание в их корзине «Входящие» обеспечит своевременное выполнение просьбы. Поэтому они бросают работу, которой занимались, и немедленно принимаются за то, о чем их попросили, попутно жалуясь, как им мешают такие неожиданные вторжения в их жизнь. Хотя фактически все эти «вторжения» – не просто неправильно управляемые обстоятельства.

Кроме прочего, если слишком долго игнорировать корзину «Входящие» и списки действий, то случайные вопросы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, еще больше увеличив количество неожиданной и срочной работы.