Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Другая хорошая новость состоит в том, что, даже если человек использовал всего несколько отдельных концепций GTD или не применяет систему регулярно, он все равно может добиться очевидных улучшений. Если вы не вынесли ничего, кроме правила «двух минут», одно это окупит себя сполна. Если вы выпишете на бумагу на несколько задач больше, чем сделали бы раньше, то уже будете лучше спать. Если вы будете полностью очищать папку «Входящие» в электронной почте хотя бы время от времени, это уже повод для празднования. И если вы просто зададите себе или другим вопрос, каким должно быть следующее действие, хотя раньше этого не делали, вы еще на шаг приблизитесь к состоянию продуктивности без стресса.

Конечно, чем в большей мере эти техники будут работать в совокупности, как единая система, тем более полным станет ощущение спокойствия и целенаправленного контроля. Овладение основами методологии GTD становится тем опытом, который меняет жизнь. Если вы овладели этим этапом, то будете успевать гораздо больше и тратить на это гораздо меньше времени и сил, а также с возросшей уверенностью справляться с повседневными делами. На этом первом этапе овладения методологией GTD вы обретете контроль над рутинными задачами.

Следующий уровень – комплексное управление жизненным процессом

На данном этапе вы уже готовы перейти на уровень управления своей жизнью на основе еженедельного, ежемесячного контроля (и даже на более продолжительный горизонт планирования). Это требует более высокой степени осознанности и практики. Как я уже упоминал, когда повышается ваш уровень вождения автомобиля, вы способны расширить свой горизонт: движения становятся более уверенными, и вы можете сосредоточиться на цели движения, а не на технике управления. Аналогично, когда вы достигнете определенного уровня мастерства в овладении методологией GTD, вы станете обращать меньше внимания на саму систему и на то, как именно ее используете. Вместо этого вы будете применять ее более гибко, настроите под себя и сможете больше доверять этому инструменту, обеспечивая контроль и концентрацию на более длительные промежутки времени.

В то время как начальный уровень овладения методологией GTD включает корзины «Входящие», встречи, электронную почту, телефонные звонки, повестки дня, листы ожиданий, справочные системы, управление списками, выбор правильных инструментов и т. д., задачей следующего уровня является управление более крупными объектами, которые влияют на содержание базового уровня. Эти конкретные действия и информация существуют, поскольку имеют отношение к более крупным объектам, чем они сами: к проектам, которые нужно завершить, проблемам, которые нужно решить, к зонам ответственности и внимания, которые существуют в нашей жизни. Почему вы получили это электронное письмо? В чем цель этой встречи и почему вы должны в ней участвовать? К каким событиям, предстоящим в следующем квартале, вам следует начать готовиться уже сейчас? Какие «проекты» нужно перенести в список «Когда-нибудь / может быть» или, наоборот, добавить в список текущих дел ввиду серьезных перемен, происходящих сейчас в вашей жизни?

Овладение базовыми принципами методологии обеспечивает основу эффективного исполнения, а также возможность перехода на более высокий уровень контроля и фокуса: к проектам, к тому, как их определяют, ими управляют и их оценивают во взаимосвязи друг с другом и относительно более широкого контекста, в котором мы действуем. Эффективное применение внешней системы помогает освободить сознание и повышает когнитивные способности, предоставляя возможность еще более творческого и продуктивного использования комплексной системы управления жизненным процессом.

Основными критериями овладения следующим уровнем методологии Getting Things Done являются:

• наличие полного, актуального и четкого списка всех проектов;

• наличие рабочей карты всех ролей, обязанностей и интересов, личных и профессиональных;

• наличие полной комплексной системы управления жизненным процессом, учитывающей текущие потребности и направление движения и использующейся для эффективного управления повседневными задачами;

• тот факт, что проблемы и неожиданности стимулируют вас использовать эту методологию, а не бросать ее.

Когда проекты становятся сердцем системы действий

Совершенствуясь в использовании этой методологии, вы достигнете того этапа, когда список проектов станет для вас стимулом к действию, а не просто отражением списка следующих действий, а сами проекты – настоящим отражением ваших ролей, зон ответственности и внимания. К этому моменту центр притяжения вашей системы самоуправления сдвинется с уровня Основания на точку где-то между Горизонтом 1 и Горизонтом 2 (см. раздел «Модель анализа повседневной работы» в главе 2).