Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Вспомогательные материалы по проектам

По многим проектам собирается полезная информация, которую можно организовать по теме или по названию проекта. При этом ваш список проектов будет являться просто индексом. Все подробности, планы, сопутствующие материалы, которые могут пригодиться в работе над конкретным проектом, необходимо хранить в отдельных папках, электронных файлах или блокнотах.

Вспомогательные материалы и справочная информация. Как только вы организуете вспомогательные материалы по теме, вы убедитесь, что эта система практически идентична системе хранения справочной информации (например, файл «Свадьба» можно хранить в общих файлах). Единственное отличие в том, что, возможно, вам потребуется периодически возвращаться к сопутствующим материалам активных проектов, чтобы быть уверенным, что вы определили все необходимые следующие действия.

Как правило, я рекомендую сопутствующие материалы хранить не на виду. Если у вас уже есть эффективная система хранения справочной информации и удобный доступ к ней, вы можете обнаружить, что это самый простой способ хранения информации. Хотя иногда гораздо удобнее иметь все материалы под рукой и в шаговой доступности, особенно если вы работаете над проектом, в котором нужно сверяться со справочными материалами по нескольку раз в день. Для такой работы могут подойти папки для бумаг, разложенные в лотках.

Современные цифровые технологии делают процесс организации справочных и сопутствующих материалов более простым и более сложным одновременно. Можно легко и быстро где-то найти информацию и куда-то ее скопировать. Трудность состоит в том, чтобы решить, где эта информация должна храниться, – если учесть бесконечное число вариантов, где это можно сделать, а также желание иметь к ней легкий доступ. Лучший выход в данной ситуации – сделать вашу цифровую область справочных материалов максимально простой, а также периодически проводить там ревизию.

Категории следующих действий

На диаграмме рабочего процесса видно, что его центральным пунктом является решение о следующем конкретном действии. Такое физическое, очевидное действие должно быть определено для каждого открытого вопроса без исключений.

Конечно, не требуется отслеживать действия, занимающие менее двух минут, которые вы сразу же выполняете, равно как и все остальные задачи, которые вы уже завершили. Контроль нужно установить за каждым делом, которое должно произойти в конкретное время или день (внесите эту задачу в календарь); за делами, которые нужно выполнить как можно быстрее (добавьте эти задачи в свой список «Следующие действия»), а также за всеми делами, которые вы делегировали другим людям и ожидаете результата (зафиксируйте их в вашем листе ожиданий).

Календарь

Напоминания о делах делятся на две категории: дела, намеченные на определенную дату или время, и дела, которые нужно завершить как можно скорее. С напоминаниями первой категории эффективнее всего можно справиться с помощью календаря.

В календарь должны попадать три типа задач:

• дела, привязанные к конкретному времени;

• дела, привязанные к конкретному дню;

• информация, привязанная к конкретному дню.

Дела, привязанные к конкретному времени, – еще одно определение понятия «встреча». Зачастую следующим действием по проекту является организация встречи для обсуждения этого проекта. В этом случае достаточно просто следить за предстоящими встречами в календаре.

Дела, привязанные к конкретному дню, – это задачи, которые вы должны выполнить в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы убедиться, что все в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Она получит отчет не раньше четверга, а в субботу улетает за границу, так что пятница – самый удобный день независимо от времени. Удобно пользоваться календарем, в который можно заносить дела как привязанные ко времени, так и привязанные ко дню.

Информация, привязанная к конкретному дню. Календарь – хороший способ отслеживать дела, о которых вы должны помнить в определенный день. Это не обязательно действия, которые нужно предпринять, а скорее информация, которая может быть полезна именно в этот день: руководства к предстоящей встрече, напоминание о событиях, происходящих у друзей, коллег или членов семьи. В этом случае полезно сделать для себя заблаговременное напоминание, например позвонить другу, когда он вернется из отпуска. Здесь также можно размещать важные напоминания о каких-то сроках или о том, когда нужно начать что-то делать (если это еще не сделано).

Благословенны гибкие: они никогда не потеряют форму.

Майкл Макгрифф, поэт