Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Эта аналогия с горизонтом может быть спорной, и в реальной жизни представления о вашем фокусе и приоритетах не всегда соответствуют перечисленным уровням. Тем не менее эти горизонты могут сформировать полезную модель, которая напомнит о многоуровневом характере ваших обязательств и задач.

Минута за минутой, день за днем у вас нет времени думать. Вам нужно что-то, о чем уже подумали.

Очевидно, что нужно учесть множество факторов, прежде чем вы убедитесь, что приняли оптимальное решение о том, что делать и когда. «Определение приоритетов» в традиционном смысле, как фокус на долгосрочных целях и ценностях, все-таки не создает практической основы для решения подавляющего большинства задач, с которыми вы сталкиваетесь каждый день. Управление рабочим процессом на всех уровнях обеспечивает гораздо более целостный подход к тому, как справиться с делами и испытать удовлетворение по этому поводу.

Во второй части книги приведены практические рекомендации по использованию этих моделей принятия решений, а также лучшие практики по сбору, обработке, планированию, организации и анализу, которые помогут вам использовать эти модели более эффективно.

3. Творческий подход к работе: пять этапов планирования проекта

КЛЮЧЕВЫЕ ФАКТОРЫ, которые помогают держать ситуацию под контролем: 1) четко определенные результаты (проекты) и следующие действия, необходимые для достижения результата; 2) напоминания в надежных системах, которые нужно регулярно проверять. Это так называемый горизонтальный фокус. Звучит просто, тем не менее применение этого процесса на практике может принести выдающиеся результаты.

Усиление вертикального фокуса

Практически во всех случаях горизонтального фокуса бывает достаточно. Тем не менее иногда может потребоваться больше усилий, чтобы взять ситуацию или проект под контроль, найти решение или удостовериться, что правильно определены все необходимые шаги. Здесь в действие вступает вертикальный фокус. Понимание того, как мыслить продуктивно в этом контексте и как интегрировать результаты в вашу персональную систему, – это второй важный навык, необходимый для интеллектуального труда.

Если думать о большом, пока занимаешься малым, все мелочи будут двигаться в нужном направлении.

Элвин Тоффлер, философ

Мыслительная работа не обязательно должна быть сложной. Большая часть планирования происходит в неформальной обстановке, буквально на салфетке, например, когда вы за чашкой кофе обсуждаете с коллегой содержание и структуру маркетинговой презентации. По моему опыту, это наиболее эффективный вид планирования с точки зрения соотношения затраченной энергии и полученного результата. Конечно, время от времени необходимо разрабатывать более формальную структуру или план, чтобы прояснить основные действия, их последовательность или расставить приоритеты. Более детальный план также потребуется для координации действий в сложных ситуациях, например, если несколько команд должны совместно работать над разными частями проекта или нужно подготовить бизнес-план, чтобы убедить инвестора в том, что вы понимаете, что делаете. Однако, как правило, в общих случаях для проявления творческого подхода бывает достаточно ручки и листа бумаги.

Я часто замечал, что с точки зрения проектного мышления самая большая потребность профессионалов не имеет никакого отношения к более формальным моделям. Люди, которым требуются более формальные модели, или уже нашли их, или могут получить в рамках специальных образовательных программ. По моему наблюдению, для большинства людей проблемой является отсутствие модели сосредоточения внимания на проекте. Нам нужно знать, как оценить и поддержать наше мышление, каким бы неформальным оно ни было. В определенные моменты, несомненно, полезны официальные встречи по планированию и высокотехнологичные инструменты планирования (например, программное обеспечение для управления проектами), но очень часто участникам официальной встречи требуется встретиться еще раз, иногда в менее формальной обстановке, с бумагой и ручкой, чтобы проект действительно обрел для них очертания и они могли бы взять ситуацию под контроль. На официальных встречах часто опускают обсуждение самого главного вопроса: почему этот проект вообще нужно делать? Или же не уделяют достаточно времени мозговому штурму – разработке идей, о которых никто не задумывался, но благодаря которым проект мог бы стать интереснее, выгоднее и, возможно, даже веселее. Наконец, на таких встречах редко действительно определяют следующие конкретные действия и обязательства по различным аспектам плана проекта.