Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

В конце прошлого века на рынке органайзеров было представлено, наверное, несколько тысяч различных их видов: от самых первых Day-Timers и Filofaxes до более сложных планировщиков, таких как Time/system и FranklinCovey; от использования простого блокнота Moleskine до самых современных мобильных приложений управления и планирования[21].

Если вы решили применить методологию GTD, можно ли обойтись теми инструментами, которые у вас уже есть, или придется перейти на что-то новое? Ответ прост: пользуйтесь любым инструментом, который действительно поможет вам изменить ваши поведенческие привычки, чтобы в полной мере реализовать преимущества методологии GTD. Здесь стоит учесть и фактор эффективности. Приходится ли вам иметь дело с большим количеством цифровой информации, так что отслеживать ее будет удобнее с помощью цифрового инструмента? Нужен ли вам бумажный календарь, чтобы оперативно вносить и изменять информацию по вашим многочисленным встречам? Как вам удобнее всего получать напоминания о телефонных звонках, которые нужно сделать, когда вы постоянно в движении? И так далее. Помимо прочего, здесь также важен фактор эстетики или удовольствия. Для меня, например, процесс планирования и обновления информации идет очень эффективно, если мне просто нужен предлог, чтобы воспользоваться (то есть поиграть) своим смартфоном, когда мне приходится в одиночестве ждать кого-то в ресторане!

Если вы не контролируете свою систему хранения информации, в вашем рабочем процессе возникает затор, из-за которого вы снова погружаетесь в неопределенность и неясность.

Тем не менее не забывайте, что продуктивность без стресса вам обеспечивает не какой-то инструмент. Вы сами создаете это состояние, применяя метод GTD. Структура играет важную роль в том, как вы применяете этот метод на практике, но не замещает его. Хороший молоток еще не делает его владельца хорошим плотником, но вот хороший плотник всегда стремится, чтобы у него был хороший молоток.

Принимая решение, стоит ли пользоваться каким-то инструментом планирования, и если да, то каким, помните, что единственное, что вам действительно нужно, – это управлять списками. У вас должна быть возможность создать список в любой ситуации и иметь доступ к нему, когда вам это нужно. Если вы знаете, что должно быть в вашем списке и как им пользоваться, на каком он будет носителе, роли не играет. Руководствуйтесь соображениями простоты, скорости и удовольствия.

Важность системы хранения информации

Простая и функциональная личная система хранения общей информации является важной частью всего процесса. Система хранения информации – одна из первых вещей, которые я оцениваю, прежде чем начать работать над управлением рабочим процессом с любым клиентом. Как я уже отмечал в главе 2, отсутствие качественной системы хранения общей информации может стать одним из серьезнейших препятствий для реализации персональной системы управления. У большинства руководителей, которых я консультировал, этот аспект нуждался в существенном улучшении. Так происходит не потому, что содержание является таким уж важным или стратегическим, а скорее из-за того, что беспорядочное его нагромождение занимает ваше физическое и ментальное пространство. Случайная информация, не требующая действий, но потенциально полезная, если ее не обработать и не упорядочить, создает назойливый психологический шум. Что важнее, она способна блокировать течение рабочего процесса, провоцируя заторы, как с обычной забившейся водопроводной трубой. Сколько раз я ездил с клиентами в канцелярский магазин, где мы покупали канцелярский шкаф, кучу папок и устройство для создания ярлыков, чтобы организовать место для хранения двух третей тех вещей, которые беспорядочно валялись у клиента по всему кабинету. И всякий раз за этим следовало значительное улучшение рабочего процесса клиента с точки зрения ясности и концентрации внимания.

Вы подсознательно будете сопротивляться процессу сбора информации, если ваша система хранения не будет быстрой, функциональной и позитивной.

Сейчас речь идет исключительно об информации общего характера в противоположность системам хранения специализированной информации: контактов, финансовой документации, историй болезней и других категорий, требующих иного подхода. В папках для общей информации могут храниться статьи, брошюры, листы бумаги, распечатки, документы, какие-то вещи, например билеты, ключи, клубные карты и флешки. Одним словом, все, что вы хотели бы сохранить, но что не подходит для специализированных систем хранения и не будет стоять на книжной полке (например, большие руководства по использованию ПО и раздаточные материалы с семинаров).