Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

По мере того как вы наводите порядок на своем рабочем столе, подумайте, не хотите ли вы сменить какую-то технику или оборудование. Устраивает ли вас система телефонии? Ваш компьютер? Сам рабочий стол? Если вы хотите что-то заменить, сделайте себе напоминание об этом и поместите его в корзину «Входящие».

Ящики стола

Затем возьмитесь за ящики стола, если они имеются: один ящик за раз. Есть там что-то, что требует вашего внимания или действий? Что-то ненужное? Если да, поместите напоминание об этом в корзину «Входящие». Воспользуетесь ли вы этой возможностью, чтобы навести порядок в ящиках и систематизировать их содержимое или просто напишете себе напоминание сделать это позже, зависит от того, сколько у вас времени и насколько заполнены ваши ящики.

Все горизонтальные поверхности

Очистите все горизонтальные поверхности в офисе, уберите все, что лежит на столе, на полках, на шкафу, на подоконнике, что там находиться не должно. Нередко там скапливаются стопки справочных материалов, письма, отчеты, разные папки и сопутствующие материалы. Соберите все.

Возможно, вы найдете справочные материалы, которыми пользовались, но не положили на место. Если у вас не займет много времени поставить их обратно в шкаф, сделайте это. При этом не забывайте анализировать, не требует ли этот материал каких-то действий, прежде чем вы отложите его на хранение. Если да, поместите его в корзину «Входящие», чтобы разобраться с ним позже.

Внутри шкафов

Приступим к шкафам. Что там внутри? Шкафы – идеальное место для хранения объемных справочных материалов и разных принадлежностей, при этом велик соблазн спрятать туда то, что вам больше не нужно. Нет ли в вашем шкафу сломанных или ненужных вещей? Часто у моих клиентов я нахожу там целые коллекции предметов, которые когда-то были важны для их хозяев, но теперь потеряли актуальность. Один из моих клиентов, страховой агент, выбросил почти три десятка грамот и наград, которые собрал за многие годы работы.

Подумайте, действительно ли так важны для вас те вещи, которые вы собирали и хранили.

Опять-таки, если вы столкнулись с тем, что вам нужно что-то очистить и систематизировать, напишите себе напоминание и поместите в корзину «Входящие».

Полы, стены и полки

Нет ли на доске для объявлений информации, требующей вашего внимания? Не висит ли на стенах что-либо, чего там быть не должно? А как насчет картин, предметов искусства, табличек и элементов декора? Чем заняты ваши полки? Есть ли там книги, которые нужно прочитать или отдать? Стоят ли там каталоги, руководства или папки с устаревшей информацией или требующие каких-либо действий? Лежат ли стопки бумаг на полу? Переместите их поближе к своему лотку для входящих документов, чтобы позже разобрать их и систематизировать.

Оборудование, мебель, технические устройства

Хотите ли вы что-либо изменить в организации вашего рабочего пространства в офисе? Все ли техническое оборудование исправно? Достаточно ли освещения? Если вы хотите что-то изменить, то знаете, что делать: напишите напоминание и поместите его в лоток.

Другие места хранения

В зависимости от того, на каком уровне вы планируете осуществить этот процесс, возможно, вы проведете аналогичный сбор материалов в других местах, где обычно храните вещи. Как уже отмечалось в предыдущей главе, если вы намерены полностью освободить сознание от запоминания задач, навести порядок нужно во всех системах планирования.

Не позволяйте задачам, которые вы считаете «не столь важными», тратить вашу энергию и внимание.

Для некоторых моих клиентов было чрезвычайно полезно провести такой же процесс сбора всех материалов дома, а также там, где им еще приходится работать, помимо офиса. Часто именно там они попадали в ловушку «не столь важных дел», которая отнимала у них много энергии.

Речь не о том, чтобы выбрасывать то, что вы хотите оставить