Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Если вы хотите приятно провести время с друзьями или пойти на долгую прогулку, чтобы вас при этом абсолютно ничего не беспокоило, вы должны понимать, где хранятся все вопросы, которыми вам нужно заняться, что они собой представляют и точно знать, что они подождут. И вы должны быть способны систематизировать свои дела в течение нескольких секунд, а не дней.

Организация напоминаний по проектам

Создание и ведение одного списка по всем проектам (повторю, это любые ваши обязательства или желаемый результат, для завершения которых требуется больше одного действия) может стать серьезной задачей! Скорее всего, у вас окажется больше проектов, чем вы думаете. Если вы еще этого не сделали, советую изначально составить список проектов в очень простом формате, похожем на список следующих действий. Это может быть раздел в цифровой системе управления задачами, страница в блокноте или просто отдельная папка под названием «Проекты», где будет храниться единый список или отдельные листы по каждому проекту.

Список проектов

Список проектов не должен содержать детали и подробности по указанным проектам. Не стоит пытаться организовать его по размеру проектов, их приоритетности или срочности. Он должен быть просто полным перечислением всех незавершенных задач. Вы нечасто будете обращаться к списку проектов в своей повседневной деятельности. Преимущественно ваше внимание будет сосредоточено на событиях в календаре, на списке следующих действий и неожиданных незапланированных делах. Помните, что вы не можете выполнить проект – вы можете лишь выполнять действия, которые для этого требуются. Однако чтобы уверенно чувствовать себя в долгосрочной перспективе, нужно иметь представление о горизонте планирования, представленном вашими проектами.

Полный и актуальный список проектов является главным операционным инструментом, с помощью которого можно «увидеть лес за деревьями».

Настоящая ценность списка проектов в том, что (по крайней мере раз в неделю) вы сможете полностью пересматривать свои задачи, чтобы быть уверенным, что определили следующие действия по каждому из своих проектов и ничего не упустили. Вы повысите уверенность в себе и чувство контроля, если время от времени будете просматривать этот список. Вы также знаете, что у вас имеется полный список задач (для себя и других), если вдруг необходимо изменить рабочую нагрузку.

Ценность полного списка проектов

Широкое и простое определение «проекта», которого я придерживаюсь (для достижения желаемого результата требуется больше одного действия), дает важный инструмент, чтобы ухватить более тонкие вещи, беспокоящие ваше сознание. Если вы заняты в сфере, изначально ориентированной на проекты (производство, программное обеспечение, консалтинг и т. д.), возможно, вам трудно будет принять, что «купить собаку для детей» или «найти хорошего портного» – это проекты. Однако вне зависимости от того, как вы их называете, от вас потребуется какое-то внимание, чтобы они перестали быть источником напряжения в вашем внутреннем пространстве.

Одна из наиболее значимых вещей, которую вы можете сделать, чтобы гарантировать себе высокую эффективность без стресса, – это составить полный список всех проектов, прояснить их для себя и поддерживать в актуальном состоянии. Вот почему это так важно:

• имеет первостепенное значение для контроля и концентрации внимания;

• помогает не упустить мелкие детали;

• составляет основу еженедельного обзора;

• стимулирует управление отношениями.

Имеет первостепенное значение для контроля и концентрации внимания. Невозможно быть действительно спокойным и продуктивным, если все то, чем вы планировали заняться, постоянно всплывает у вас в мозгу, и неважно, серьезные это вопросы или незначительные. Если у вас нет полного внешнего списка задач, который вы могли бы периодически просматривать, мысль о том, что нужно поменять водительские права, занимает в вашей голове столько же места, как мысль о необходимости сформировать повестку дня для следующей ежегодной конференции.

Помогает не упустить мелкие детали. Более мелкие, незначительные материалы, с которыми нам приходится иметь дело, иногда могут вызывать даже больший стресс, просто потому что они не настолько очевидны. Проекты обычно не идут в комплекте, аккуратно упакованные и перевязанные ленточкой. То, что поначалу нам кажется простым, может обернуться совсем иначе. Вы устраиваете дочь в детский сад, но вдруг возникает проблема с регистрационными документами. Вы думаете, что со счетом, который вы выставили клиенту, все в порядке, а теперь клиент не согласен с некоторыми позициями. Для того чтобы определить эти ситуации и включить их в свою систему с указанием желаемого результата и необходимых действий, требуется немало энергии.