Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Просмотрите списки следующих действий. Вычеркните завершенные дела. Убедитесь, что там имеются напоминания о дальнейших шагах. Зачастую из-за быстрого рабочего ритма у нас не хватает времени отметить уже выполненные дела и нет четких напоминаний, что делать дальше. Сейчас самое время это сделать.

Просмотрите календарь за прошедший период. Внимательно просмотрите записи в своем календаре за последние две-три недели, чтобы не упустить оставшиеся или срочные дела и справочную информацию, затем перенесите эти данные в активную систему. Обращайте внимание на все пункты, требующие дальнейших действий. Вероятно, вы увидите встречи или мероприятия, в которых участвовали, и теперь нужно предпринять какие-то дальнейшие действия по этому поводу. Информация из календаря за прошедший период должна уходить в архив, но при этом ни один из пунктов не должен остаться без внимания.

Просмотрите календарь на будущее. Просмотрите записи о предстоящих событиях (в долгосрочной и краткосрочной перспективе). Обратите внимание на следующие действия по проектам и подготовку к предстоящим мероприятиям. Календарь – один из лучших контрольных списков для регулярного обзора, который избавит вас от стресса, когда все делается в последнюю минуту, и стимулирует творческий мыслительный процесс[41]. К предстоящим поездкам, конференциям, встречам, праздникам и т. п. нужно отнестись как к проектам и занести напоминание о них в списки проектов или следующих действий, где вы обычно фиксируете ситуации, о которых уже знаете, но еще ничего не предприняли.

Просмотрите лист ожидания. Требуется ли контроль за какими-то пунктами? Нужно ли отправить электронное письмо, чтобы получить информацию о чем-то? Нужно ли добавить пункт в чью-то повестку дня, чтобы обновить информацию о запланированной с вами встрече? Фиксируйте любые следующие действия. Отмечайте как выполненное все, что вы уже получили.

Просмотрите список проектов (и больших ожидаемых результатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов. Убедитесь, что в системе отмечено хотя бы одно конкретное действие по каждому пункту. Просмотрите любые планы и вспомогательные материалы по текущим проектам, чтобы определить возможные новые действия, результаты, ожидания и т. п.

Просмотрите все уместные контрольные списки. Осталось ли что-то, чего вы не сделали, что нужно или вы хотели бы сделать, принимая во внимание все обязательства, интересы и области ответственности?

Создайте (проявите творческий подход)

Эта методология направлена не только на расчистку вашего рабочего пространства. Несомненно, это чрезвычайно важный фактор обретения ясности и концентрации внимания. Однако для меня самого первоочередной задачей являлось создание пространства, которое способствовало бы появлению новых творческих идей и расширению горизонтов. По большому счету не потребуется непомерных усилий, чтобы добиться этого, если вы уже пользуетесь этой методологией. Все мы от природы натуры творческие и воплощаем свой потенциал в нашем образе жизни, в росте и развитии, в самовыражении. Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии. С практической точки зрения суть в том, чтобы позволить себе действовать, допустить появление спонтанных идей, искать в них рациональное зерно и использовать его. Если в процессе чтения этой книги и применения каких-то техник у вас появлялись собственные идеи, потому что вы подошли к процессу мышления с иного ракурса, значит, процесс запущен.

Как я уже говорил, возможно, на данном этапе вам не на чем сконцентрировать внимание, потому что ваше творческое мышление уже проявилось и активно участвует в этом процессе. Тем не менее есть еще пара дополнительных стимулирующих факторов, которые могут оказаться вам полезными.

Просмотрите список «Когда-нибудь / может быть». Проверьте, может быть, какие-то проекты стали для вас более интересными или значимыми и их стоит перенести в список текущих проектов? Вычеркните любые проекты, которые перестали представлять для вас интерес. Добавьте все возникшие возможности, которые попали в ваше поле зрения.

Проявите изобретательность и смелость. Не появились ли у вас новые, замечательные, безрассудные, творческие, заразительные, рискованные идеи, которые можно добавить в вашу систему или «внешний мозг»?