Как привести дела в порядок

Похоже, большинство людей слишком много позволяют своим мыслям, особенно если речь идет о синдроме «слишком много работы». Вы, вероятно, передали массу своих проблем и незамкнутых циклов совещательному органу внутри вас, который не способен существенно повлиять на ситуацию при нынешнем положении вещей — своему сознанию.

Управляйте своим разумом, иначе он будет управлять вами.

Гораций

Преобразование «рутины»

«Рутиной» я называю все дела, которые занимают ваш психологический или физический мир, и требуют выполнения, но для которых вы еще не определили желаемый результат и первоочередные действия. Причина, по которой большинство организационных систем не работают, состоит в том, что люди не преобразовали всю «рутину» в задачи, поддающиеся решению и контролю, не «рассортировали» ее. Пока она остается «рутиной», ее невозможно контролировать.

Нам следует преобразовать всю «рутину», которую мы пытаемся упорядочить, в совокупность задач, поддающихся контролю.

Большинство списков дел на каждый день, которые мне за много лет показывали люди (если у них вообще были такие списки), представляли просто перечни «рутинных проблем», а не инструментов результативного выполнения требуемых задач. Они были только частичными напоминаниями о массе дел, которые требовали завершения, но не были выражены в категориях результатов и действий. Списки не содержали реальных инструкций и подробностей, касающихся задач, которые необходимо было выполнить авторам.

«Рутина», по сути, не такая уж плохая штука. Проблемы, которые поглощают наше внимание, обычно возникают в виде «рутины». Но как только «рутина» появляется в нашей жизни и работе, мы подсознательно стремимся определить и уяснить ее четкое значение. Это — наша обязанность как работников интеллектуального труда; если бы «рутина» была уже преобразована и ясна, то, кроме физической работы, от нас ничего бы не требовалось.

В конце одного из моих семинаров старший менеджер одной крупной биотехнологической фирмы взглянула на перечни задач, с которыми пришла на занятие, и сказала: «Да это просто бесформенный клубок невыполнимых заданий!» Это лучшее описание из тех, что я слышал: оно прекрасно характеризует то, что называют организационными списками в большинстве персональных систем. Подавляющее большинство людей пытались все организовать, пытаясь заново упорядочить неполные списки неясных задач; они даже не осознавали, что нужно упорядочивать, и каким образом, чтобы получить реальную отдачу. А нужно собрать воедино все проблемы, которые необходимо обдумать, а затем именно обдумать их, если вы хотите, чтобы ваши усилия в сфере самоорганизации принесли плоды.

Управление деятельностью как процесс

В сфере интеллектуального труда вы можете тренироваться подобно спортсмену, пытаясь стать более продуктивной, гибкой, творческой и сосредоточенной личностью. Вы можете повысить свою умственную продуктивность и управлять результатами деятельности с чувством легкости и контроля. Вы можете сократить число незавершенных дел во всем спектре вашей профессиональной деятельности и частной жизни и достичь больших результатов с меньшими затратами. Вы можете принимать злободневные решения касательно накопившихся «рутинных задач» и разрабатывать стандартные программы действий для того, чтобы жить и работать в новом тысячелетии.

Однако перед тем как осуществить какой-либо из этих шагов, вам следует научиться полностью освобождать сознание. А для этого, как мы уже убедились, не нужно управлять временем, информацией, или приоритетами. В конце концов:

• вы не можете управлять своей деятельностью в течение пяти минут, а на шестой — резко прекратить это занятие;

• вы не можете обрабатывать переизбыток информации — иначе лопнете, как только зайдете в библиотеку, подключитесь к электронной сети или просто откроете телефонный справочник; и

• вы не управляете приоритетами — они у вас просто есть.

Вместо этого, ключ к упорядочению всей вашей «рутины» — управление действиями.

Управление деятельностью — основная задача

Как вы распоряжаетесь своим временем, как вы распоряжаетесь информацией, как вы распоряжаетесь своим телом и каким приоритетам вы уделяете основное внимание — вот ключевые вопросы, на разрешении которых вам следует сосредоточить свои ограниченные ресурсы. Главная проблема в том, чтобы узнать, чем следует заниматься в любой момент времени. Основной вопрос — как управлять своими действиями?