Как разобраться с делами

В каком-то смысле разнообразие программного обеспечения представляет из себя просто-таки неизведанную черную дыру, в которой найти хорошие инструменты для «управления проектами» не так-то просто. В большинстве своем, приложения, разработанные специально для организации проектов, слишком навороченные, слишком сложные для того, чтобы адекватно функционировать с 98 процентами типичного контента. Они предназначены для очень маленького процента делового мира. Остальные же используют упрощенные версии подобных программ, потому как они менее формализованы и имеют более дружественный интерфейс. Я заметил, что не существует двух проектов, требующих одинаковой степени детализации и структуризации. Поэтому-то очень сложно создать такое приложение, которое подходило бы всем.

Наброски в электронном виде. Большая часть того, что человек хочет структурировать в своем мышлении относительно проекта, можно найти в любом приложении, имеющем простую функцию построения иерархии. Раньше я использовал программу Grandview, а сейчас использую Microsoft Word для такого рода планирования. Вот кусок наброска, который я сделал, когда планировал в последний раз:

Приложения для наброски идей замечательны тем, что они могут быть такими сложными или такими простыми, как требуется. Существует огромное количество программ, предоставляющих возможности такого иерархического структурирования.

Фишка в том, чтобы подобрать удобную именно вам программу, найти такую, в которой вы могли бы быстро разобраться со всеми заголовками и подзаголовками и прочими примочками. До тех пор, пока вы не разберетесь с программой до конца, вы не станете использовать её для обдумывания и организации.

И на самом деле не важно, куда вы положите сделанный вами черновой план, потому как вы сможете быстро достать его и просмотреть, если понадобится.

Приложения для упрощения мозгового штурма. Для упрощения мозгового штурма было разработано несколько приложений. Например, «Вдохновение» ( «Inspiration» ), основанное на применениях техники карт памяти Тони Бьюзана (Tony Buzan). У этого приложения было несколько плюсов, но я все-таки предпочитаю использовать бумагу и ручку для менее формального и более быстрого процесса.

Проблема оцифровывания результатов мозгового штурма состоит в том, что на самом деле нам не надо оцифровывать их в таком виде, в котором они рождаются во время этого самого штурма — критичны выводы, которые мы делаем на основе этих сырых идей. Высокотехнологичные инструменты для мозгового штурма, такие как электронная доска и цифровой планшет, скорее всего не будут так полезны, как предполагают их производители. Нам надо фиксировать не столько творческий поток, сколько структуры, которые мы возводим на его основе. Между сбором и обработкой и организацией есть существенная разница, поэтому для этих процессов и используются разные инструменты. Вы можете сваливать сырые идеи и вордовский файл.

Приложения для планирования проектов. Как я уже отмечал, большая часть приложений, предназначенных для упрощения проектного планирования требуют слишком большой тщательности и скрупулезности, которые в большинстве наших проектов вовсе не нужны. На протяжении многих лет я видел, как эти программы пробовали и отвергали, а не использовали как полезный инструмент. Они используются только в том случае, если были разработаны на заказ и удовлетворяют весьма специфичным требованиям того или иного производства или организации.

Я предполагаю, что в ближайшие годы появятся менее структурированные и более функциональные приложения, основанные на методах естественного планирования. А пока, пользуйтесь каким-нибудь простым и хорошим планировщиком.

Использование сопутствующих электронных заметок

Если вы пользуетесь электронным ежедневником, вы можете делать сопутствующие плану отметки в поле для заметок, предусмотренном для каждого дня. Если сам проект у вас представляет собой пункт в списке в наладоннике или задачу в Microsoft Outlook, вы можете открыть сопутствующую секцию «Заметки» и записывать туда идеи, детали и подкомпоненты проекта. Только убедитесь, что не забудете потом просмотреть приложение, иначе все без толку.

Как все это можно реально применить?

Ваш список проектов, также как и ваш список следующих конкретных действий должен быть адекватен моменту. Если это так, выделите время (от одного до трех часов), чтобы проработать «вертикальное» направление каждого из проектов.

В самом крайнем случае выберите наиболее важные или наиболее интересные вам проекты и проделайте некоторый сбор и организацию по ним, используя те инструменты, которые вам больше подходят.

Сконцентрируйтесь на каждом по очереди, сверху вниз. Когда вы это проделываете, задайтесь вопросом: «Что именно по этому проекту мне надо знать, зафиксировать или запомнить?»