Как стать хозяином своей жизни

В первый блокнот вы записываете все виды деятельности, которые нужно осуществить. Список дел должен быть гибким и постоянно пересматриваться и пополняться. Тут также полезно отметить краткосрочные цели (рассчитанные на месяцы) и долгосрочные (на 1 год, 5 лет). Второй, Дневник-календарь, будет отражать текущие сроки выполнения и основные стратегии (дни и недели). Планировать лучше от конечной даты к начальной, т.е. наоборот. Иногда вы обнаружите, что вам нужно было начать несколько месяцев назад! Поэтому оставьте достаточно времени для ошибок и непредвиденных обстоятельств.

Затем в начале каждой недели:

– отведите десять минут на то, чтобы перечитать приоритеты и определить основные задачи на текущую неделю;

– напишите список всех предстоящих задач на неделю в блокнот для Планов – распределите их по степени важности и значимости;

– внесите наиболее важные и значимые задачи и стратегии в свой Дневник-календарь, распишите их по дням и часам.

Оставляйте менее значимые задачи в блокноте для Планов. Таким образом, у вас всегда найдётся время на то, что действительно важно, в то время как «неважное» можно сделать в любое время. Если этого не сделать, то вы будете просто гоняться за тем, чтобы поставить галочки в вашем списке. Возможно, при этом вы будете гордиться за себя – мол, какой я организованный. Но проблема в том, что, не определив приоритеты, вы начнёте выполнять только легкие и срочные задачи. К сожалению, это произойдет за счет более сложных, но и более важных задач.

Поэтому очень важно поставить самые важные задачи на первое место в своём дневнике. Отведите первые два часа вашего рабочего или свободного времени только для себя и своих приоритетов. Утро является наиболее продуктивным временем для многих людей, когда голова еще ничем не забита, эмоции не успели взять верх, и еще не произошло ничего непредвиденного.

Научитесь контролировать свой день. Ваше время можно разбить на три категории:

– Обязательное время (например, деловые встречи, прием к врачу, курсы, лекции, конференции, церковь и т.д.)

– Неконтролируемое время (неформальные встречи, телефонные разговоры, просьбы, всё неотложное и непредвиденное).

– Контролируемое время. Это время, которое вы выделили для работы над своими главными задачами и целями, и которое осталось от обязательного и неконтролируемого.

Контролируемое время нужно ежедневно защищать от «воров времени», что будет зависеть от вашего умения сказать «Нет». Но как определить, сколько контролируемого времени у вас есть в наличии? Для начала посчитайте всё своё обязательное время (на предстоящий день или неделю), реалистично оценив его количество. Добавьте время, потраченное на непредвиденные обстоятельства (задержки, проблемы, вмешательство, ошибки людей), а затем полученную сумму отнимите от общего времени, которое у вас есть в наличии для работы. Это максимум, на который вы можете рассчитывать и который можете контролировать. Назовите его «Важное Время» и заблокируйте его в дневнике – можно даже разделить его на 2-3 блока в течение дня. Не будьте жадными – начните с реалистически маленького отрезка времени, а затем постепенно его наращивайте. Так вы гораздо быстрее преуспеете.

Заблокируйте «Важное Время» на несколько недель вперед. Запишите в эти блоки, над чем именно вы будете работать. Но даже если вы этого еще не знаете, всё равно заблокируйте – вам определенно понадобится время для выполнения каких-либо важных задач. Представьте, что вы пакуете чемодан. Большие вещи – в первую очередь, а более мелкие – в оставшиеся промежутки. И обязательно уделите несколько минут времени в начале или в конце каждого рабочего дня, чтобы проверить планы и убедиться в том, что вы идете в правильном направлении. В выходные желательно потратить, по меньшей мере, 30 минут, чтобы подумать и распланировать дела на предстоящую неделю, так как хорошее планирование не совмещается с лихорадочной спешкой. Обязательно подведите итоги за неделю – что у вас хорошо получилось, а что нет. Спросите себя, что вам помешало осуществить задуманное, что вы можете улучшить, какие ваши следующие шаги, и как вы можете улучшить свои стратегии.

Только планирование поможет вам защитить свое «важное» время. Когда вы записали что-то в дневнике, намного легче сказать другим людям «Нет». Если бы это было обязательное время (деловая встреча или прием к врачу), вы бы наверняка сказали: «Извините, не могу!» Но почему-то мы легко отодвигаем своё важное время, потраченное только на себя и для себя, ради других людей. Но это необходимо делать только в двух случаях – если вам позвонил либо начальник, либо голливудский кинорежиссёр. Для остальных – желательно не делать этого слишком часто, или, другими словами, только тогда, когда это действительно важно.

И, наконец, вы должны защитить свое «важное» время от самих себя. Не тратьте понапрасну время на всё второстепенное и тривиальное!