Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни

Итак, начинаем! Берем первый бумажный носитель с зафиксированной на ней задачей и задаем вопросы: «Что это такое? С этим можно что-то сделать? Взять в работу или нет?» Если ответ твердо отрицательный, то документ отправляется в мусорную корзину. Если мы понимаем, что когда-нибудь этот документ пригодится, мы отправляем его в архив справочных материалов либо в библиотеку идей, которая может быть в шкафу или в ежедневнике.

Если ответ «Да», мы задаем себе новые вопросы: «Каково следующее действие? Исполнитель это я?» Если ответ отрицательный, мы вносим документ в список «Делегировать» и складируем его в корзине «На контроле». Сам процесс делегирования можно осуществить как сразу, так и позже, обозначив в списке «Делегировать» срок передачи дела и инициалы другого человека. Если же ответ «Да», и дело можно сделать в течение двух минут, нужно сразу сделать его. Если дело потребует больше времени, то у нас есть три варианта.

Первый вариант – это крупный проект. Внести в «Список проектов», завести новую папку, если проект новый, или внести новые сопутствующие материалы в уже существующую папку по уже действующему проекту. Это список всех текущих проектов, которыми мы сейчас занимаемся. Затем мы определяем следующие действия по каждому проекту с конкретными сроками с помощью вопросов: «Каковы мои дальнейшие действия по этому проекту? Какой результат и до какого срока я хочу получить?» Тип формулировки – «Продвинуться от «А» к «Б» до 31.12.2016».

При необходимости цель или задача заносится в ежедневник (дневной список дел). Список составляется один раз в год (в ежедневнике), после чего дополняется и корректируется в течение года. Из этого списка выделяются 1–3 приоритетных проекта. Список проектов просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования. Список может храниться в корзине «На контроле».

Второй вариант – это мелкое дело, которое нужно выполнить в ближайшее время. Внести в «Основной список действий» на отдельном еженедельном чек-листе (хранится в корзине «На контроле»). Либо внести в раздел «Гибкие задачи на неделю» в ежедневнике. Этот список просматривается еженедельно, на этапе воскресного планирования.

Третий вариант – это мелкое дело, которое нужно срочно выполнить сегодня или завтра. Внести в ежедневник с бронированием и бюджетированием времени и сроков исполнения.

Процесс обзора и анализа информации – это следующий этап работы с информацией, который подразумевает регулярную сверку с ежедневными и еженедельными списками дел. Это помогает обрести ясность и сконцентрировать свою энергию, особенно внимание на достижении максимальной результативности и маневренности. Далее остается лишь действовать: точно и быстро.

Как победить монстра электронной почты

Как только мы освоим оптимальную схему первичной обработки информации, можно перейти к оптимизации работы с электронной почтой. Умение быстро и без чрезмерных затрат энергии справляться с большим потоком электронной почты является обязательным для современного делового человека. Невозможно обрести высокую работоспособность, результативность и избегать информационных дистрессов, оставаясь рабом электронной почты.

Электронная почта – эффективный инструмент коммуникации, если мы используем его грамотно. И в то же время это мощный фактор разрушения нашей работоспособности и адекватности. Безусловно, есть профессии, где люди буквально прикованы к этому инструменту и обязаны быть подключенными к нему постоянно.

Однако для большинства профессионалов электронная почта – второстепенный, чаще всего малозначимый инструмент с точки зрения высокой результативности. Почему? Прежде всего, потому что электронная почта – это сильный отвлекающий фактор, подрывающий нашу концентрацию внимания, сосредоточенность и креативность.

Тео Компернолле пишет: «Непрерывный поток сообщений делает наш мыслящий мозг не способным качественно мыслить. Когда мы устаем, теряем концентрацию, беспокоимся о чем-то, мы проверяем электронную почту. В результате хаотичный приток новой информации лишь еще больше снижает нашу работоспособность».

«Многим кажется, что постоянная проверка электронной почты является важной работой и проявлением ответственности. Ведь нужно быть уверенным, что не пропустишь важное письмо и ответишь своевременно. Подобный взгляд на важность электронной почты приводит к тому, что не мы контролируем ее, а она нас. Нельзя допускать, чтобы электронная почта определяла нашу повестку дня. Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании»[60].