Как успевать все. Пособие по управлению временем

Для каждого человека слово «работа» несет свой индивидуальный смысл. Каждый из нас живет под собственным девизом, у кого-то «работа не волк, в лес не убежит», кто-то считает, что «дело мастера боится», еще кто-то может «смотреть, не отрываясь, на огонь, воду и на то, как другие работают». Одни считают день, проведенный на работе, потерянным временем, а другие просто не мыслят себя без ежедневных трудовых подвигов. Но, так или иначе, большинство людей работает. Работа занимает существенную часть нашего времени, на работе мы проживаем половину своей жизни, поэтому относиться к ней (а значит, и к рабочему времени) легкомысленно категорически нельзя. Именно на работе люди «делают карьеру», «обрастают» друзьями и врагами, заводят служебные романы, зарабатывают деньги, устраивают корпоративные вечеринки, увлеченно сплетничают, плетут интриги, выживают из фирмы конкурентов, делают открытия, с треском проваливают проекты, перехватывают рубли до зарплаты, получают премии, да мало ли событий происходит на работе!

Если работа для вас – это нечто большее, чем просто способ заработать на прожиточный минимум, тогда вам стоит всерьез задуматься о рабочем времени: эффективно ли вы его используете? Вычислить свой «коэффициент эффективности» очень просто. Вот несколько признаков того, что вы неправильно расходуете рабочее время.

– Вы часто берете работу на дом, чтобы доделать то, что не сделано в течение рабочего дня.

– Вы постоянно опаздываете на работу или приходите «впритык», еле-еле успевая к началу работы.

– У вас на рабочем столе «черти ноги поломают», такой там беспорядок.

– Вы «гоняете чаи» больше двух раз за рабочий день (если восьмичасовая смена).

– Вас невозможно застать на рабочем месте, потому что вы на бесконечном «перекуре».

– Любые отчеты, балансы, статьи или другие документы, связанные с вашей профессиональной деятельностью, вызывают у вас «нервную почесуху», потому что вы никогда не успеваете подготовить их вовремя.

– Вам часто приходится оставаться на работе после окончания рабочего дня, чтобы доделать то, что вы не успели сделать за день.

– Вам часто звонят на рабочий телефон по личным вопросам.

– Вы часто «получаете по ушам» от начальства за плохо сделанную работу.

– Вы не понимаете, почему повышают по службе кого угодно, но только не вас.

Даже если из приведенного выше списка вы, скрепя сердце, отнесли к себе только два-три пункта, это значит, что вы не умеете эффективно использовать рабочее время. Чтобы лучше понять ошибки, давайте еще раз пройдемся по списку.

Если вы постоянно берете домой документы на «доделку», значит, потерян не только рабочий день, но и время на общение с семьей или на развлечения. Что вы делали весь рабочий день (а это как-никак целых восемь часов), что не справились с работой? Пили чай, болтали с коллегами, курили – все, что угодно, но только не занимались работой, т. е. вы убивали время.

Если на рабочем столе беспорядок, то нечего удивляться, что вы ничего не успеваете. Подумайте сами, сколько вы тратите времени на то, чтобы найти нужную бумажку? Можно взять секундомер и посчитать. Будьте уверены, полученные результаты вас очень удивят!

Если вы постоянно «гоняете чаи», то вам, опять же, некогда работать. Разве можно пить чай и перекусывать в процессе работы? Конечно, нет. Чаепитие замечательно располагает к душевным разговорам, но очень отвлекает от работы.

Если вы – «эфемерное создание», вечно окутанное табачным дымом, не удивляйтесь отчету в своей сумке, который пойдет с вами вместе домой «доделываться». Время, потраченное на перекуры, можно очень легко высчитать. Чтобы выкурить одну сигарету, нужно примерно 10 минут времени (это если без разговоров по душам и без походов в курилку на другой конец здания). Сколько вы выкуриваете сигарет в день? Допустим, десять. Получается, что вы тратите на перекуры 100 минут, или 1 час 40 минут в день. Прибавьте к полученным результатам путь до курилки и обратно, общение с такими же «эфемерными созданиями» – это еще примерно столько же. Получается 3 часа 20 минут, т. е. на работу у вас остается 4 часа 40 минут. И вы до сих пор удивляетесь, куда уходит время?

Если вы страдаете и впадаете в депрессию только от одной мысли об отчетах, это, скорее всего, происходит потому, что эти самые отчеты вы всегда начинаете делать в последний момент. А ведь если вести документацию планомерно, а не по принципу «русского рывка», может, тогда и «нервная почесуха» исчезнет без следа?

Если вы просто чемпион по сверхурочному рабочему времени, то стоит задуматься о сокращении перекуров или чаепитий. Человек совсем не умеет работать, если он не укладывается в рамки восьмичасового рабочего дня. Может, стоит перестроить сам рабочий день и отказаться от бесполезных разговоров, перекуров и т. д., тогда и задерживаться для выполнения сверхурочной работы придется гораздо реже.