Как успевать все. Пособие по управлению временем

11. Отводите на каждое дело строго определенное время и постарайтесь уложиться в эти временные рамки. Существует такой закон: сколько времени вы отведете на любое дело, за столько его и выполните. Поясняю: писать письмо можно в течение двух часов, а можно управиться и за десять минут. В первом случае вы будете взвешивать каждое слово, писать сначала на черновик, а потом переписывать и т. д. Во втором случае вы не будете тщательно подбирать поэтические образы и сравнения, а напишете только главное. Возможно, письмо получится не таким красочным, но если это деловое письмо, скажите на милость, какой прок в поэтических образах, если эти самые образы только отвлекают от истинного смысла письма? В любом случае вашим клиентам глубоко наплевать на такие пустяки, как идеально правильно расставленные запятые, ведь их интересует не ваша абсолютная грамотность, а деловые качества и суть предложения, которое вы излагаете в письме.

12. Если ваш начальник является неисправимым реформатором, не стоит, «роняя тапки», бежать сразу же выполнять все его новые поручения. В таких случаях экономит время народное правило под названием «ПВО», что означает: ПОГОДИ ВЫПОЛНЯТЬ – ОТМЕНЯТ. Начальники, у которых всегда масса «гениальных» замыслов, обычно сами не помнят, что им пришло в голову накануне, и начинают придумывать что-нибудь новое. Если вы отложите хотя бы на день выполнение нового срочного (!!!) поручения и займетесь насущными делами, скорее всего, вам не придется ВООБЩЕ это поручение выполнять. Ну, а если начальник за день-два все же не «перегорел» новой идеей, тогда можно и начать работу над поручением. Помните, что если работа, которую поручает вам начальник, по-настоящему важная и срочная, к закону «ПВО» лучше не прибегать, так как это, скорее всего, обернется нагоняем от начальства и ненормированным рабочим днем на всю ближайшую неделю.

13. Старайтесь не поддаваться хандре и унынию – нытье и самобичевание ничего не изменит в вашей жизни, а времени «на поплакаться» уходит очень много. Постарайтесь не зацикливаться на проблемах (личных или служебных). Во все времена лучшим лекарством от уныния считалась тяжелая, утомительная работа, требующая сильного умственного или физического напряжения. Время не будет потрачено зря: во-первых, вы отвлечетесь от проблем, а во-вторых – хорошо выполненная работа благотворно скажется на состоянии ваших финансов и карьере.

14. Чтобы не тратить огромное количество времени на выяснение отношений с коллегами и начальством на тему «кто что должен делать и кто чего не выполнил», приучите себя к письменному ведению дел. Идеальный вариант – толстая тетрадь формата А4, в которую в краткой форме вы записываете все свои дела, встречи и результаты встреч, планы на неделю, координаты временных клиентов, которыми не стоит засорять записную книжку, и т. п. Привычка записывать пригодится и в отношениях с коллегами (всегда можно сунуть им под нос записи, чтобы они на вас не вешали всех собак), и при «наездах» начальства (причина все та же). В конце концов дергать будут кого угодно, но только не вас, и времени сэкономится очень много.

15. Оградите себя от ненужного общения с коллегами. На любой работе всегда найдется несколько человек, которым как будто больше нечем заняться, чем приставать со всякой ерундой к более занятым коллегам. Они бесконечно меряют кофточки и платьица, требуя ваших комментариев по поводу собственного внешнего вида, зовут вас на перекур, который длится не меньше получаса, приглашают попить чаю и подробно рассказывают вам все сплетни-новости. С такими людьми желательно общаться как можно меньше, т. к. они отнимают у вас драгоценное время, которое можно использовать для выполнения каких-либо дел, а не на пустую болтовню. Тем более, обсуждение чего-либо никак не уменьшает объем вашей работы. «Отмазки» в деле избавления себя от назойливых коллег годятся любые: злой начальник, который не дает передохнуть и все время подкидывает новые задания, «дикая аллергия» на табак, односложные ответы «угу», «да», «нет» (это чтобы с вами общаться было вообще не интересно) и т. п. Главное, не хамите, иначе вместо кучи свободного времени вы наживете себе целую кучу врагов, а «война» на работе тоже отнимает много времени и сил.

Если вам удастся организовать себя и научиться выполнять эти простые рекомендации, вы очень скоро убедитесь, как много у вас остается времени. Вы позабудете, что такое сверхурочная работа и хроническая усталость, сможете посвятить уже прирученное время более интересным и приятным моментам своей жизни.

Организация рабочего места

Жизненно важные бумаги ведут свою важную жизнь, бесследно исчезая со своего места.

Закон Мерфи