Так называемые подготовительные мероприятия визита включают в себя:
– составление проекта программы пребывания зарубежной делегации в СССР;
– подготовка сколка программы, перевод его на язык страны гостей и печатание программы типографским способом;
– проверка изготовления на фабрике флагов и транспарантов;
– обеспечение делегации переводчиками;
– размещение гостей в Москве;
– отправка в МГК КПСС материалов (образец и описание государственного флага, тексты приветственных транспарантов на русском языке и языке страны гостя);
– список размещения и рассадка по автомобилям;
– показ резиденции представителям посольства;
– передача текста рапорта начальнику почетного караула;
– договоренность об эскорте мотоциклистов;
– прослушивание гимнов (совместно с представителями посольства);
– передача нот гимна оркестру;
– составление и согласование меню, перевод его на язык страны гостя;
– печатание пригласительных билетов;
– дежурство сотрудников отдела в период пребывания гостя в Москве (в резиденции);
– составление нарядов на мероприятия (встреча, театр, проводы);
– подготовка предложений о подарках совместно с УДСМ СССР и территориальным отделом и вручение подарков накануне заключительного мероприятия программы;
– составление списка участников обеда, печатание речей лидеров государств на приеме в Кремле.
При подготовке визита в большинстве случаев сотрудники Протокольного отдела работали совместно с представителями посольства страны гостя… Но в этом правиле были исключения.
Так, в конце 1972 года в СССР для организации визита президента Франции (11–12 января 1973 года) прибыла специальная группа в составе шефа протокола, директора «официальных визитов», заместителя директора, отвечающего за вопросы безопасности, ответственного за службу печати Елисейского дворца, адъютанта президента, начальника связи,
врача президента, официального переводчика МИД Франции. В задачи группы входило: изучение маршрута полета, посадочной полосы, средств обеспечения посадки, организации охраны, возможности установления прямой телефонной и телеграфной связи с Елисейским дворцом и прямой телефонной связи с посольством Франции в Москве, исследование вопросов безопасности и медицинского обеспечения визита [64].
Президент Франции прибыл с официальным визитом в столицу Белоруссии 11 января 1973 года. В аэропорту в Минске, украшенном флагами Франции, СССР и БССР, Помпиду встречали Л.И. Брежнев, П.М. Машеров, А.А. Громыко и другие официальные лица (гимны не исполнялись, караул не выстраивался). На церемонии встречи присутствовала группа офицеров (20–30 человек), советские и иностранные журналисты (80–90 человек). В тот же день в честь высокого гостя был дан обед, а на следующий день – завтрак. По окончании переговоров и последовавшей затем пресс-конференции президент Франции вылетел из Минска в Париж.
19 января на имя председателя Президиума Верховного Совета БССР, первого секретаря ЦККПБ Машерова поступила телефонограмма, в которой президент Франции сообщал, что он «весьма рад, что смог, несмотря на исключительно напряженный распорядок дня, проехать по городу Минску и с восхищением отметить достижения в области строительства Вашей столицы, столь часто страдавшей от войн». Здесь же президент благодарит Машерова за подаренный ему набор «прекрасных продуктов Белоруссии и СССР» [65].
В ходе подготовки визита стороны зачастую обсуждали не только протокольные, но и политические вопросы.
Так, накануне прибытия в Москву министра иностранных дел по делам Содружества Великобритании лорда Карррингтона (5–6 июля 1981 года) во время беседы посла Великобритании К. Кибла с заведующим 2-м Европейским отделом В. Сусловым Кибл спросил, будет ли обсуждаться на встрече Каррингтона и А.А. Громыко «английская памятная записка по вопросам об Афганистане» [66]. В ответ на это Суслов заметил, что советская позиция по Афганистану известна послу, а на встрече будут обсуждаться проблемы, имеющие «очевидное международное значение», – прекращение гонки вооружений и предотвращение военной опасности [67].
В большинстве случаев накануне визита в Протокольный отдел из посольства поступала так называемая «справка», в которой содержалась информация о распорядке дня главы делегации, состоянии его здоровья, рекомендации по составлению меню и т. д.
Так, в памятной записке для Ф.Ф. Молотова о президенте Индии 3. Хусейне (1968) сказано, что у президента «слабое сердце», поэтому желательно, чтобы он по возможности «не шел по лестнице» [68]. Что касается питания, то 3. Хусейн утром не пьет чай, на завтрак ест сыр, молоко, фрукты. Не любит жирную пищу и пищу с большим количеством специй. Не следует подавать к столу: рис, ветчину, свинину, вместо сахара сахарин (будет доставлен из Индии) [69].