Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Важной частью общего документооборота в системе управления платежами является сбор первичной документации в обоснование платежей. Для утверждения перечня предоставляемых документов создаются специальные регистры управленческого учета, например, такие как график предоставления первичной документации.

В завершение построения системы документооборота формируются и утверждаются регламенты по управлению платежами в рамках системы регламентации управления всеми финансовыми потоками. Пример регламентационного набора документов приводится в табл. 3.6.

Автоматизация платежных процедур. Развитие информационных технологий на современном этапе позволяет автоматизировать все процедуры управления финансовыми потоками предприятий или организаций.

В зависимости от уровня внедрения ИТ-технологий степень такой автоматизации может быть разной. Но даже простейшие программно-технические средства позволяют автоматизировать важнейший участок учета – получение и оформление входной и выходной информации. Превратить бумажный документ в электронный и наоборот может любой мало-мальски образованный человек при наличии персонального компьютера и сканера.

Средства электронных коммуникаций, системы банк – клиент с механизмом электронной подписи, пластиковые карты и прочие вполне доступные сегодня технологии свели к нулю ручное оформление платежной документации во многих системах управления финансовыми потоками.

В условиях управления финансовыми потоками в режиме «фабрика платежей» основной контроль за соблюдением платежной дисциплины возлагается, как уже отмечалось, на ЦФО. Правом электронной подписи обычно наделяют первых лиц организации. Однако обезличивание платежного документооборота скрывает угрозу несанкционированного доступа к механизму управления движением денежных средств и, как следствие, возможным злоупотреблениям в этой области.

Качество работы системы управления платежами во многом зависит от того, какие информационные системы она использует. Этим вопросам посвящена пятая глава данной книги. Стоит лишь предварительно отметить, что современные компании ориентируются в этом направлении на продукты мирового класса типа SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing), позволяющие поддерживать постоянное развитие системы управления финансовыми потоками. Из отечественных разработок в настоящее время наиболее востребована программа 1С:Предприятие 8.0.

Таблица 3.6. Основные документы, регламентирующие управление денежными потоками

Этапы создания казначейства

Создание казначейства предусматривает значительные изменения в кадровом и функционально-структурном устройстве предприятия и холдинга. Основным моментом в данном процессе выступает определение места казначейства в структуре предприятия. При этом роль казначейства в составе служб предприятия может варьироваться в зависимости от поставленных целей.

На первом этапе, когда казначейство только создается и опыт работы невелик, оно подчиняется финансовому директору, который несет полную ответственность за результаты его деятельности (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Место казначейства в структуре предприятия на первом этапе внедрения

На втором этапе казначейство подчиняется напрямую генеральному директору, высвобождая время финансового директора, необходимое ему для решения стратегических задач (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Место казначейства в структуре предприятия на втором этапе внедрения