Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Блок 6. Учет фактических операций движения денежных средств.

Производится ручной ввод фактических данных по произведенным расчетам, формируются отчеты «Обороты фактических поступлений и платежей» и «Анализ оборотов фактических поступлений и платежей». Безусловный переход к блоку 7.

Блок 7. Контроль исполнения плана поступлений.

На базе отчетов «Обороты плановых поступлений и платежей», «Обороты фактических поступлений и платежей» формируются отчеты «Анализ оборотов плановых поступлений и платежей», «Анализ оборотов фактических поступлений и платежей». Безусловный переход к блоку 8.

Блок 8. Контроль исполнения заявок.

На основе отчетов «Обороты плановых поступлений и платежей», «Обороты фактических поступлений и платежей» контролируется исполнение заявок. Безусловный переход к блоку 9.

Блок 9. Контроль исполнения бюджета денежных средств.

По отчетам «Анализ прогноза оборотов плановых поступлений и платежей», «Анализ оборота фактических поступлений и платежей» осуществляют контроль исполнения бюджета денежных средств. Окончание работы.

Работа информационной системы производится в режиме реального времени и позволяет в оперативном режиме управлять ликвидностью компании.

Развитие системной интеграции в области автоматизации казначейства предполагает сочетание тенденций централизации и децентрализации в области функционирования баз данных, поддерживающих информационный фонд казначейских структур. В качестве примера автоматизированной системы, исповедующей данную технологию, можно привести программный продукт «ИНТЕЛИС:Управление казначейством» (см. табл. 5.4).

Возможности и особенности этой системы в структурно-функциональном плане заключаются в следующем:

1. Учет плановых показателей бюджетов движения денежных средств.

1.1. Определяются в пользовательском режиме необходимые разрезы планирования бюджетов движения денежных средств и последующий контроль над их исполнением: возможно указать до 5 произвольных разрезов, не считая статей движения денежных средств, и определить зависимости между ними.

1.2. Предусмотрена невозможность изменения бюджетов без санкции ответственного сотрудника после утверждения их финансовым контролером. Вся история изменений хранится в базе данных.

1.3. Предусмотрено обеспечение возможности планирования по разным сценариям, что позволяет при последующем анализе сравнивать фактическое исполнение бюджетов с разными вариантами планируемых бюджетов.

1.4. Имеется возможность формирования бюджетов как непосредственно в программе, так и загрузка данных из внешних источников (например, Microsoft Excel).

2. Заявки на расходование средств и учет планируемых поступлений.

Система ввода первичных документов производится с помощью готовых шаблонов, позволяющих оператору вводить только суммовые показатели.

3. Контроль над утверждением заявок на расходование денежных средств.

Маршруты прохождения заявок на расходование денежных средств для их утверждения определяются автоматически в зависимости от показателей заявки: ЦФО, статей ДДС, пользовательских разрезов учета денежных средств, валюты, суммы заявки (может сравниваться с каким либо диапазоном), превышения над бюджетом (также может сравниваться). Для утверждения заявок используется интерфейс, который максимально сокращает трудозатраты по анализу возможности утверждения заявки. Существует механизм заместителей, позволяющий визировать заявки в случае отсутствия кого-либо из утверждающих на рабочем месте. Заявка не попадет на оплату, пока полностью не пройдет маршрут утверждения и не получит статус «Утверждена».

4. Подготовка и построение платежного календаря.

Для построения платежного календаря используется удобный функционал, с помощью которого казначей может определить точные даты оплаты заявок и расчетные счета, с которых будет осуществляться оплата, в зависимости от остатков на счетах, планируемых поступлений и других заявок на расходование денежных средств (с учетом приоритетов).

5. Автоматическое формирование документов на оплату.

После утверждения заявок и определения казначеем графика оплаты заявок автоматически формируются документы на оплату заявок.

6. Фиксирование оплат заявок и исполнения планируемых поступлений.

Программа совместима со всеми распространенными системами клиент – банк, что позволяет в автоматическом режиме отправлять и получать данные из системы клиент – банк для разнесения фактических движений по расчетным счетам.

7. План-фактный анализ исполнения бюджетов движения денежных средств.

С помощью «ИНТЕЛИС: Управление казначейством8» можно строить отчеты по исполнению бюджета, платежному календарю, планируемым поступлениям или списаниям средств для план-фактного анализа и оперативной работы с движением денежных средств.

8. Учет и анализ движения денежных средств компании.

Единая база информации по денежным средствам всех юридических лиц, входящих в состав компании, позволяет с помощью «ИНТЕЛИС:Управление казначейством8» составлять различные отчеты по движениям денежных средств, ведомости по денежным средствам, анализировать движение и остатки денежных средств.

9. Предотвращение несанкционированного доступа.

Для ограничения несанкционированного доступа к данным и функциям «ИНТЕЛИС:Управление казначейством8» используют настройку прав по ролям (изначально уже определены наиболее распространенные роли, которые можно изменять в ходе работы) и по доступу к данным: в пользовательском режиме можно определить, к каким учетным данным может иметь доступ пользователь (например, при работе с первичными документами и построении отчетов пользователь не сможет работать с теми данными, доступ к которым у него закрыт).

В связи с постоянным ростом количества холдинговых компаний, усложнением внутрикорпоративных и внешних финансово-производственных взаимосвязей, а также тенденцией централизации управления финансовыми потоками, системная интеграция в области проектирования и внедрения финансовых информационных систем представляется наиболее прогрессивным направлением бизнес-технологий настоящего и будущего.

Правовые системы

Необходимость оперативно-правовой поддержки принимаемых решений, а также обязательный учет текущих изменений в финансово-экономической сфере вынуждает разработчиков экономических информационных систем интегрировать в их состав функциональный консалтинговый блок, содержащий правовую систему.

В настоящее время на российском рынке представлено свыше десятка информационно-правовых систем. Сейчас правовые модули имеются также в предметно-ориентированных информационных системах (например, в 1С:Бухгалтерия). Кроме того, на рынке постоянно присутствуют простые и предметно-ориентированные системы, действующие на основе использования аппарата профессиональных СУБД. В результате их использования накапливается уникальный информационный фонд на основе готового интерфейса.

Информация о наиболее известных системах и о компаниях-разработчиках представлена в табл. 5.5.

Для оценки качества правовой системы существуют объективные и субъективные показатели (см. табл. 5.5). К объективным показателям можно отнести количество документов в базе, стоимость установки и эксплуатации системы, периодичность обновления и компактность. Субъективные показатели – удобство интерфейса, надежность работы, рекомендации к использованию в качестве ссылок, степень конфиденциальности, рейтинг на рынке аналогичных программных систем.

Из всего многообразия систем, используемых в малом и среднем бизнесе, более известны информационно-программные продукты ГАРАНТ и КонсультантПлюс. Обе системы ведут родословную от ранних версий системы ГАРАНТ, имеют хороший послужной список и официально принимаются в качестве ссылок в экономико-правовых инстанциях (министерствах и ведомствах, арбитражных и общей юрисдикции). Основные характеристики, отражающие наиболее существенные сходства и различия систем, приведены в табл. 5.6. Обе системы заслуживают того, чтобы рассмотреть каждую в отдельности. Считается, что уважающая себя компания должна иметь в своем распоряжении обе системы.

Система ГАРАНТ является одной из старейших из широко доступных правовых систем в экономике. Применение системы в экономической практике предопределило стандарты хранения юридической информации и актуализации информационного фонда во многих правовых системах, появившихся на рынке позднее. В настоящее время система ГАРАНТ занимает одну из ведущих позиций в системе информационно-правовой поддержки малого и среднего бизнеса.