Хаос. Как беспорядок меняет нашу жизнь к лучшему

Ученые, которые изучают рабочее поведение, иногда проводят различие между «скоросшивателями» и «стопкоукладчиками» — людьми, которые устанавливают формальную организационную структуру для своих документов, и людьми, которые накапливают стопки бумажной работы на и под столами. Несколько лет назад два исследователя из AT&T Labs (Стив Уиттакер и Джулия Хиршберг) изучили то, как группа офисных сотрудников справляется с бумажной работой. Кто накапливал больше всего документов? Кто использовал свои архивы более эффективно? Когда смена офиса заставила всех снизить размер своих архивов, кто справился с этим заданием лучше?

Ответы поразили Уиттакера и Хиршберг. «Мы полагали, что попытки “скоросшивателей” оценить и разбить по категориям входящие документы создадут меньшие архивы, к которым люди будут часто обращаться», — писали они. Но в результате обнаружилось другое. «Скоросшиватели» не полагались на архивы: их просторные кабинеты были забиты аккуратно заполненными документами, которые они никогда не использовали, поскольку всегда подшивали бумаги преждевременно. Пытаясь сохранить столы чистыми, они быстро пристраивали документы в папки, при этом последние, как выяснялось, не имели долгосрочной ценности. В их раздутых архивах, несмотря на логичную организацию, было сложно найти что-то полезное, так как хорошие вещи находились вперемешку с аккуратно заполненным хламом. Проблема Борхеса усложнила вещи. Так, один человек сообщил Уиттакер и Хиршберг: «Я подшивал так много бумаг. Я не знал, где все находилось, и обнаруживал, что создал вторую подшивку в том месте, которое казалось логичным, но не единственным… В некоторых случаях документы с полным основанием могли быть подшиты в разделах, связанных с бизнес-подразделением и технологиями. И это могло закончиться тем, что одна и та же бумага хранится у меня в двух местах и даже в пяти, как например документы по теме «бизнес-подразделение».

Так как «скоросшиватели» тратили много сил на системы хранения, они становились чрезмерно привязанными к своим архивам и им было сложно отказаться от них. «Стопкоукладчики», напротив, какое-то время хранили документы на своих столах, рано или поздно стопка бумаг доставала их, и, понимая, что это хлам, они избавлялись от них. Все архивы были небольшими, практичными и часто используемыми. Когда пришло время переезда, у «стопкоукладчиков» не возникло проблем — они просто брали верхнюю половину каждой стопки и выбрасывали редко используемые документы (вновь неформальная система Ногучи). Самый большой недостаток, от которого страдали «стопкоукладчики», заключался в том, что из-за их настолько беспорядочных офисов каждый мог пробраться и навести там порядок — совершить губительный акт вандализма[305].

Основная головная боль хранения документов в современном мире связана не с бумажными документами, а с электронной почтой. Как ее лучше организовать? Борхес вновь дает о себе знать. В какую категорию отнести электронное письмо от босса с упоминанием аттестации персонала, офисной вечеринки и аккаунта в Acme? Работа > Сотрудники? Или Работа > Босс? Или Персонал > Ежедневник? Или Работа > Аккаунты > Acme? Или, возможно, стоит следовать традиции и хранить копии в трех экземплярах в каждой папке? С этим легко справиться, поставив теги на файл, ведь тройные копии электронных писем не занимают физического пространства. Тем не менее трехкратное хранение — проблема: каждая дополнительная копия занимает место на экране, когда вы сканируете папки, пытаясь найти то, что вам действительно нужно. Это, скорее, похоже на поиск иголки в стоге сена.

Сами по себе папки быстро размножаются. Согласно одному исследованию, люди создают новую папку в электронной почте каждые пять дней[306]. Для тех, кто пользуется электронкой с конца XX века, — это более тысячи папок. Тысячей папок можно управлять, если они организованы. Однако три глубокие структуры (папки папок папок) могут создавать проблемы. Сохранение электронных писем занимает время[307]. Около 10% времени, потраченного на пользование электронной почтой, согласно данным исследователей из Xerox PARC, требуется на сортировку писем.