Хронометраж: система персонального управленческого учета

Необходимо пояснить: под управлением личным временем здесь и далее подразумевается исключительно управление собственной деятельностью, организация выполнения задач и распределения ресурсов. Термин «управление личным временем» оправдан тем, что время является наиболее ценным из всех ресурсов, как совершенно невозобновимый и очень ограниченный. Поэтому именно время дает наиболее удобный угол зрения на все процессы управления, что в частности видно в популярных идеологиях Just-In-Time, Time-To-Profit, и т. п.

«Переход с телеги на автомобиль», который мы предлагаем, состоит в следующем. Вместо того, чтобы для каждой проблемы искать «заплатку», мелкий тайм-менеджерский совет, стоит рассматривать управление личным временем системно-как управление фирмой. Действительно, любого менеджера можно рассматривать как ЗАО «Иванов И.И.», имеющую своих акционеров (родственники, друзья), своего потребителя (работодатели), свой ассортимент товаров и услуг (способности, умения), свои маркетинг и стратегическое планирование (чем выше уровень специалиста, тем больше внимания он уделяет изучению рынка труда и планированию своей карьеры), свои управленческий учет, бухгалтерию, и т. д., и т. п. Основные преимущества, которые дает такой подход:

· Системность, целостность, логическая последовательность повышения личной эффективности;

· Возможность привлечения к управлению личным временем всех методов, разработанных для управления фирмой;

· Возможность использования всего собственного управленческого опыта для решения задач, связанных с управлением личным временем.

Из такого подхода следует, что налаживание системы управления личным временем целесообразно строить так же, как налаживание регулярного менеджмента на предприятии. Чтобы получить качественный скачок личной эффективности, необходим комплексный проект личного реинжиниринга, построенный в виде логической последовательности этапов, с определенными целями и результатами.

На определенной стадии развития фирмы неминуемо возникает выбор: или наладить регулярный менеджмент, или сойти с дистанции.

Этапы проекта личного реинжиниринга

Основные этапы проекта личного реинжиниринга удобно наметить с помощью так называемого «рефлексивного контура», описывающего любые процессы управления. Контур состоит из трех основных частей:

· анализ ситуации;

· моделирование, разработка управляющих воздействий, принятие решений;

· регулирование, изменение ситуации в нужную сторону, возвращение к анализу.

Данная статья посвящена в основном первой части контура, процессам анализа, и представляет собой руководство по проведению предпроектного обследования и постановке системы управленческого учета. Только после достижения полного обзора и контроля всех расходов личного времени есть смысл переходить к следующим этапам: разработке системы принятия решений и системы гибкого планирования.

Заметим, что намеченная последовательность не является оптимальной в «аварийных» случаях, т. к. инвестиции в создание персонального управленческого учета дают значительный долгосрочный эффект, но не слишком большой краткосрочный. В ситуациях, когда перегрузки очень высоки и необходимо в кратчайшие сроки навести элементарный порядок, более целесообразно начать со второго элемента контура, с принятия решений, а более конкретно – с расстановки приоритетов, отсева менее значимых дел и концентрации на важнейших. Дополнительные рекомендации для такой ситуации можно получить в нашей статье «Скорая тайм-менеджерская помощь»[1], здесь же мы будем предполагать, что читатель находится в сравнительно неаварийных условиях и может себе позволить вкладывать в проект личного реинжиниринга по 15-30 минут в день в течение 4-5 недель. Как правило, таких инвестиций бывает достаточно для достижения основных задач первого этапа проекта. Этих задач две:

· Изыскание резервов личного времени, утилизация и полезное использование «отходов», выработка «чувства времени» и «чувства эффективности». Как правило прирост продуктивного времени на этом этапе только за счет «утилизации отходов» составляет до 1,5-2,5 часов в день.

· Построение системы личного управленческого учета, позволяющей контролировать и оптимизировать расходы времени. Создание информационной базы для принятия решений и планирования на следующих этапах.

Первый шаг к контролю – обзор. Только разглядев как следует структуру вашего времени, вы сможете им по-настоящему управлять.

Предпроектное обследование: где взять «шестое чувство эффективности»

Чего не знают западные тайм-менеджеры

Основные задачи «предпроектного обследования» – в первом приближении увидеть, на что тратится ваше время, изыскать первые резервы времени, выработать «чувство эффективности». Интересно, что именно в области учета и анализа расходов личного времени отечественная традиция имеет ряд ценных наработок, неизвестных западному тайм-менеджменту.