Ключевые идеи книги: 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

Роль руководства. Помимо того что без руководства не будет ресурсов, проекту по внедрению системы 5S нужна всеобщая поддержка. А эта поддержка начинается с высшего руководства. Недостаточно, если оно участвует только в запуске проекта, а затем вовсе не уделяет ему внимания. Никто не будет тратить свои время и энергию на дело, в котором не заинтересовано руководство.

Операционный директор завода по производству качелей, трамплинов и игрушек для детских площадок отлично выступил на первой встрече по запуску 5S. Ясно обрисовал цели и задачи проекта, выделил бюджет для обучения. Однако, как реализуется проект и используется обучение, он не проверял. В итоге в проекте разочаровались, и улучшения постоянно проигрывали ежедневной работе. Достичь значительных изменений не удалось.

Чтобы обеспечить участие руководства, продемонстрируйте, насколько проект важен для стратегического развития компании, как улучшит качество, производительность и повысит прибыль.

Кто такой лидер проекта. Лидер необходим проекту, чтобы постоянно следить за его исполнением. Это человек, который вправе привлекать ресурсы организации для проекта и несет ответственность за его реализацию. Он начинает работу команды, знает, на каком этапе она находится в каждый момент, проверяет результаты и устраняет препятствия на ее пути. Часто лидером становится тот, кто инициирует проект и привлекает руководство.

На заводе Northrop Gumman процедура приобретения инструментов была выгодно изменена благодаря инженеру проекта. Он увидел преимущества внедрения системы канбан для закупки и убедил руководство позволить ему собрать команду для этого и привлечь консультанта.

Лидер может быть и просто назначен руководством. Но в любом случае важны два принципа:

Руководство принимает его как лидера проекта, а не считает формальным звеном.

Руководство и лидер взаимодействуют по принципу игры в мяч.

«Игра в мяч» выполняет три задачи:

Обменяться идеями, которые возникают у разных людей, команд и подразделений, совершенствовать их и прийти к согласию.

Получить отдачу от всех, от кого нужно.

Создать атмосферу полной вовлеченности персонала.

Менеджеры создают видение проекта, заявляют предполагаемые цели и «бросают» их команде, которая будет заниматься внедрением. Та уточняет и генерирует новые данные и «перебрасывает» их обратно менеджерам в виде устава команды. И такие «броски» продолжаются, пока не будет утвержден устав. При этом первый «бросок» вполне может быть и со стороны команды.

Требования, которым должен отвечать лидер проекта:

Владеть системой 5S.

Ответственно относиться к предложениям об улучшениях.

Быть способным реализовывать перемены.

Обладать полномочиями распоряжаться ресурсами.

Иметь возможность докладывать напрямую высшему руководству.

Поддерживать процесс постоянных улучшений.

Будьте готовы переделать предложение по проекту. В некоторых компаниях предложение по проекту может быть принято сразу. В других это будет долго и местами мучительно. Но не важно, как стартует проект, кто его начнет и сколько раз предложение вернется. Главное – выполнить все задачи и вовлечь тех, кто необходим.

Шаг 2. Определить целевые зоны

Шаг 2 стоит выполнять вместе с шагом 1 и использовать при составлении предложения по проекту.

Сроки: максимум неделя.

Цель: выбрать зоны в офисе, в которых будет применяться 5S.

Задачи:

Определить офисные зоны на всем предприятии.

Сформулировать основные функции для каждой зоны.

Присвоить уровень приоритетности каждой зоне для внедрения 5S.

Объяснить мотивы выбора приоритетности.

Выбрать целевую зону для запуска 5S.