Кодекс одного чиновника

Поэтому чтобы быть уверенным в правильности расчёта, мы с моей коллегой считали параллельно в двух построенных с нуля файлах. Затем нас еще и проверяла специальная программа. Мы шли каждый по своему файлу, занося статистические данные шаг за шагом. Методика распределения дотаций утверждена постановлением Правительства РФ, расчеты идут строго по утвержденным формулам, а если расчетный файл построен правильно, то оставалось лишь внести новые данные и получить результат. Маневра вправо-влево особо и нет. Но с данными всегда что-то не так: то строка съедет, то знаки после запятой не все скопируются, то формула не протянется на все ячейки и т.д. и т.п. Поэтому после внесения данных мы с коллегой сверяли постранично каждый лист Excel.

Целевой результат – нулевое отклонение во всех ячейках листа до 15 знаков после запятой (больше Excel просто не считает). Шутки шутками, а отклонение на каком-нибудь 10 знаке после запятой могло дать миллионные отклонения по итогу. Помню, что в период настройки параллельной проверки мы специально вышли вдвоем на работу в субботу лишь для того, чтобы синхронизировать расчетные файлы друг друга в спокойной атмосфере. Чтобы уже в рабочие будни после получения данных оставалось их лишь технически перенести.

Убедившись, что все сходилось, мы спокойно могли презентовать наши расчеты руководству. Мы понимали, что такая система вела к двойным или даже тройным трудозатратам. В какие-то моменты это может быть неоправданно, но в том случае, когда нет права на ошибку, так как ее цена слишком высока, а вероятность находится на уровне выше среднего, это практически единственный способ ее избежать. Даже при условии наличия внутри каждого расчетного файла системы самопроверки и самоконтроля.

Но, конечно, такую систему проверки не выстроишь везде. В условиях огромного количества расчетов, которые приходится делать каждый день в огромном количестве, не сможешь их каждый раз запараллеливать с кем-то из коллег. Это просто нецелесообразно. Иначе вместо вас двоих возьмут на работу одного человека, который может и работает чуть медленнее, но не допускает ошибок. Ведь в этом случае его производительность будет все равно выше, чем у вас двоих.

Поэтому спустя небольшого времени после начала работы в какой-то момент времени я осознал, что то, как я посчитал итоговые цифры, по некоторым вопросам никто не сможет проверить, даже если покажу расчётчик или даже скину его проверяющему руководству. Все внутренности не раскопаешь. Таким образом вся ответственность за точность расчетов лежит исключительно на мне. Проверить меня смогут только контрольные органы, но доводить до этого, а тем более до успеха в их работе в виде выявленных нарушений совсем не хотелось. Особенно эта ситуация актуализировалась в тот момент, когда мой непосредственный руководитель ушел на повышение, а нового еще не назначили, и дистанция между мной и высшим руководством министерства сократилась. Менеджмент среднего звена в лице начальника отдела исчез, и проверять на рабочем уровне мой расчёт стало некому.

Это заставило меня кардинально пересмотреть подход к своей работе, к своим расчётам и ввести нулевую толерантность к ошибкам. Что же я сделал?

Первое. По всем расчётам, особенно по связанным с выплатами из бюджета, там, где можно допустить расчётные ошибки, я стал максимально вводить элементы самоконтроля. Да, меня не могут проверить другие. Но я могу построить расчётную систему самоконтроля с параллельным выходом на результат внутри файла разными методами. Это зачастую позволяет выявлять большое количество формальных ошибок.

Второе. Я перестал спешить с отправкой документов после того, как поставил в нем точку или получил финальный результат. Сделав документ / задачу, я откладывал его в сторону, переключался и садился за выполнение другой задачи. Идеально, если это была какая-то техническая работа, не требующая высокой умственной активности. После смены деятельности я возвращался к документу, еще раз оценивал его свежим взглядом. Если время позволяло, то вообще откладывал документ на утро. Благодаря утреннему незамыленному взгляду почти всегда вечерние результаты работы получалось немного улучшить. Ведь спустя время совсем по-другому смотришь на свою работу. Эффект усталости проходит, и ты сравниваешь ее не с чистым листом, с которого начинал вчера, а воспринимаешь уже готовый продукт, как начальную стадию и отталкиваешься от нее, пытаясь ее улучшить и сделать более качественной.

Третье. Это может прозвучать банально, но очень важно не отвлекаться, когда делаешь что-то важное. Всегда хочется спросить: «Ты делаешь очень важную работу, зачем отвлекаешься?». И это не только и не столько про переключения на общение с коллегами или тем более на нерабочие дела: звонки, сообщения, новости и т.д. В первую очередь имею в виду отвлечение на другую работу.