Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

ПРИМЕЧАНИЕ

При переводе даты в числовой формат Excel отобразит число, соответствующее количеству дней, прошедших с 31.12.1899.

В группе Число вкладки Главная также имеется несколько кнопок для оперативной смены представления числовых данных. Эти кнопки имеют следующее назначение.

Денежный формат. К числу автоматически добавляется значение основной денежной единицы, устанавливается фиксированное количество десятичных знаков, а каждые три цифры числа разделяются пробелами. Щелкнув кнопкой мыши на стрелке рядом с этой кнопкой, можно выбрать другие денежные единицы.

Процентный формат. Число будет умножено на 100, и к нему будет добавлен символ %.

Формат с разделителем. Аналогичен денежному формату, но без знака денежной единицы.

Увеличить разрядность. Увеличивает количество десятичных разрядов в дробной части числа.

Уменьшить разрядность. Уменьшает количество десятичных разрядов в дробной части числа.

ВНИМАНИЕ

При расчетах Excel всегда использует действительное значение числа, а не то, которое отображается в ячейке с учетом установленного количества разрядов. Для принудительного округления числа нужно использовать функцию ОКРУГЛ, которая будет рассмотрена далее.

Если стандартных возможностей форматирования недостаточно, выделите на листе нужные ячейки и щелкните на кнопке вызова диалогового окна в группе Число(рис. 6.26). Вы можете выбрать один из имеющихся форматов, а также дополнительно настроить его. Например, для денежного формата можно указать обозначение денежной единицы, количество десятичных знаков и формат отрицательных чисел.

Рис. 6.26. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек

Правила ввода формул

Как уже отмечалось выше, основное назначение программы Excel – это выполнение расчетов, для чего в ячейки таблиц нужно вводить формулы. Формула – это выражение, по которому Excel выполняет вычисления и отображает результат. При создании формул следует руководствоваться правилами:

формула всегда начинается со знака =;

в формулах используются следующие знаки арифметических действий:

• + – сложение;

• – – вычитание;

• * – умножение;

• / – деление;

• % – процент;

•^ – возведение в степень;

в формулах можно использовать числа, ссылки на ячейки и диапазоны, а также встроенные функции;

формула всегда записывается в одну строку; для записи сложных формул используются круглые скобки, которыми устанавливается порядок проведения вычислений; для удобства работы с длинными формулами выполняйте ввод не в ячейку, а в строку формул; очень длинные формулы будут автоматически разбиваться в строке формул на несколько строк.

Формулы можно вводить как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации. Ручной ввод формул трудоемок и ненадежен, поскольку в этом случае легко ошибиться в имени ячейки или названии функции. Несмотря на указанные недостатки, этот способ полезен при вводе простых формул или внесении небольших изменений в уже введенные формулы.

Для облегчения ввода формул можно использовать следующие приемы:

для быстрого ввода в формулу имени ячейки достаточно щелкнуть на ней кнопкой мыши;

чтобы правильно ввести название функции и ее параметры, воспользуйтесь кнопкой Вставить функцию (fx) в строке формул; в появившемся окне Мастера функций нужно выбрать название функции из списка и указать ее аргументы;

для быстрого ввода подобных формул в несколько смежных ячеек введите формулу в первую ячейку, а затем воспользуйтесь автозаполнением.

Детальные описание процесса ввода формул вы найдете в инструкции к практической работе 44.

Использование кнопки Автосумма

Для быстрого суммирования диапазона ячеек служит кнопка Автосумма, которая автоматически создает нужную формулу. Последовательность действий для суммирования нескольких чисел будет следующей.

1. Сделайте активной ячейку, в которую следует поместить результат суммирования.

2. Нажмите кнопку Автосумма

которая находится в группе Редактирование вкладкиГлавная. Excel создаст формулу и попытается автоматически определить диапазон для суммирования, который будет выделен пунктирным прямоугольником (рис. 6.27).

Рис. 6.27. Создание формулы для суммирования диапазона с помощью кнопки Автосумма

3. Если диапазон суммирования определен правильно, то можно нажать клавишу Enter для завершения операции. В противном случае сначала необходимо с помощью кнопки мыши выделить нужный диапазон, а затем нажать клавишу Enter.