Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista

□ для чего создается база данных;

□ какие данные будут храниться;

□ как нужно обрабатывать данные и какие результаты при этом нужно получить.

Если база данных небольшая, то заказчик и разработчик может быть одним и тем же лицом. Однако и в этом случае перед началом создания базы данных следует дать подробные ответы на приведенные выше вопросы.

Разработка структуры базы данных. На этом этапе следует определить, какие таблицы будут использоваться в базе данных и как они будут связаны между собой. Результат разработки структуры можно представить в виде схемы данных (см. рис. 7.14), которую можно начертить на листе бумаги. Это самый важный этап при создании базы данных, поскольку ошибки в структуре могут стать источником серьезных проблем при последующем выполнении обработки данных, а изменение структуры уже готовой базы данных – относительно сложная задача. Считается, что правильная структура базы данных – это половина ее успеха, поэтому созданную структуру нужно тщательно проанализировать и при необходимости внести в нее изменения.

Для разработки структуры небольшой базы данных из нескольких таблиц самыми подходящими инструментами могут оказаться лист бумаги и карандаш. Для проектирования объемных баз данных существуют специальные программные средства, для работы с которыми необходим соответствующий уровень подготовки.

Создание таблиц и связей между ними. После разработки структуры базы данных можно приступать к созданию самой базы данных, таблиц и связей между ними. Для создания таблицы нужно иметь следующую информацию:

□ как будут называться все поля таблицы и какой тип данных будет использоваться для каждого поля;

□ какие поля в таблице будут являться ключевыми (уникальными);

□ какие дополнительные свойства полей будут применяться.

Создание форм, запросов и отчетов. Эти объекты создаются для обработки данных, вывода результатов и удобства работы пользователя. Их создание будет подробно рассмотрено в следующих уроках.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access имеются шаблоны нескольких баз данных, с помощью которых можно быстро создать новую базу данных с готовыми таблицами, формами и отчетами, не углубляясь в параметры создаваемых объектов. Этот способ доступен пользователям с минимальным уровнем знаний, однако имеет существенный недостаток: такая база данных часто не удовлетворяет всем поставленным требованиям и ее приходится доделывать вручную. Чтобы лучше разобраться с принципами построения баз данных, далее будет рассмотрено создание базы данных «с нуля». Полученные знания позволят редактировать любые базы данных, в том числе и созданные на основе встроенных шаблонов.

Техническое задание на разработку учебной базы данных

Необходимо создать базу данных для диспетчера такси, которая должна отвечать следующим требованиям.

□ В эту базу диспетчер должен заносить поступающие вызовы клиентов и регистрировать их исполнение.

□ На связи с диспетчером находятся несколько автомобилей, каждый из них закреплен за определенным водителем и имеет бортовой номер. При поступлении вызова диспетчер назначает автомобиль для выполнения заказа и фиксирует информацию о заказе в базе данных.

□ В базе данных нужно вести учет заказов постоянных клиентов, каждый из которых имеет карточку с персональным номером. Кроме номера карточки база данных должна позволять заносить фамилии, адреса и телефоны клиентов.

□ Кроме учета оперативной информации база данных должна обеспечивать получение различных итоговых данных, например количество и сумма заказов постоянных клиентов, интенсивность использования автомобилей и др.

Поставив задачу, можно приступать к разработке структуры базы данных.

Разработка структуры базы данных

Начинающие пользователи для хранения всех данных обычно создают одну таблицу (по аналогии с Excel). Примерная структура такой таблицы для данной задачи может быть следующей (табл. 7.3).

Таблица 73. Предварительный проект таблицы учебной базы данных