Краткое содержание «Kind regards. Деловая переписка на английском языке»

Не бояться местоимения «I». Вопреки тому, чему нас учили в школе, употреблять местоимение I в деловой переписке – стандартная практика. Вы словно занимаете место за рулем, а сама фраза становится более выразительной и энергичной. Использование личного местоимения позволит застолбить за вами ваше авторство. Кроме того, вы упрочите взаимоотношения с собеседником, поскольку I предполагает you за другим экраном монитора. Такой подход напоминает читателю, что вы коллеги и работаете на общее дело.

Использование простых, всем известных слов. В деловой переписке толковый автор использует, по возможности, короткие фразы и общеизвестную лексику. «Perspicacious» – отличное слово, но в деловом письме лучше сказать «sharp». Задача – не поразить адресата умением выражать оттенки смысла, а донести свою мысль. Читатель не должен думать: «Кажется, я где-то уже видел это слово», – а читать текст без остановки.

То же самое касается и времен. Английский язык имеет немало сложных глагольных конструкций. Вам нужно донести, что клиент звонил. Так ли важно, когда и как долго? Поэтому почти для всех случаев годится простое прошедшее или настоящее. Без сложных форм, к тому же, у вас будет намного меньше шансов наделать ошибок в письме.

Общий лаконичный стиль. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. Так, вместо слов «yours very truly» лучше написать просто «regards». В электронной корреспонденции на первое место выходит умение эффективно донести информацию, а не красивый слог и соблюдение социальных условностей. Во многих компаниях сегодня прослеживается тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма.

Ограничить количество специальной лексики. Профессиональный жаргон бизнеса может оттолкнуть даже компетентного адресата. Жаргон вызывает отвращение, а незнакомые термины окончательно отбивают желание вникать в написанное. Если использование специальной лексики необходимо, разбейте такой текст на небольшие кусочки. Такой формат воспринимается гораздо проще.

Избегать сокращений, принятых в чатах и СМС. В e-mail уместны сокращения. Поэтому «I’ll», «he’s» и т.п. будут в порядке вещей. Однако официальная документация, в том числе выговоры, не допускают их использования. «He will not» звучит внушительнее, чем «he won’t».

Не использовать неуместные визуальные эффекты и другие способы украшения письма. Не относитесь к прописным букам, как к украшениям. Они помогут вам сделать текст понятным. Правильное употребление заглавных букв покажет, что вы владеете нормативным языком и знаете правила. Если текст написан исключительно прописными буквами, вас, скорее всего, примут за лентяя.