Курс «Менеджер по запчастям». Учебное пособие для слушателей дистанционных курсов

Уровень ежемесячного запаса, находящегося в наличии "под "рукой", рассчитывается для того, чтобы определить, является ли поддерживаемый уровень запаса подходящим или нет. Это проводится при помощи анализа различных факторов и на основе опыта продаж. Некоторые компании предоставляют методики расчета соотношений позиций своих запчастей, которые должны находиться "под рукой", предоставляют расчетные таблицы годовой потребности в запчастях и таблицы поддержания складского запаса, показывающих уровень запасов в наличии в соответствии с расчетным сроком выполнения поставки заказа на склад от производителя и времени упреждения. В расчетном времени принимается, что оборот должен составить не менее двух раз за установленный период (данные приведены для спецтехники). Для повышения показателей необходимо хорошо разбираться в запчастях и регулярно проводить анализ оборачиваемости складского запаса за год.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ СО СКЛАДА

Складские позиции заказываются регулярно. Однако, возможно, будет трудно контролировать время упреждения выполнения заказа, сам складской запас, что связано, например, с нерегулярностью продаж и пр.

После размещения регулярного заказа запчастей, Вы должны проконтролировать процесс, по которому заказ проходит, отслеживать доставку и проверять, были ли заказы размещены для деталей, требуемых для ремонта и обслуживания новых моделей вашего оборудования. Чтобы поддерживать целевые показатели доступности и наличия запчастей и достаточный уровень запасов на складе, существенно, чтобы Вы регулярно делали заказы для пополнения склада. Для того, чтобы процесс подготовки регулярных складских заказов был для Вас прост, предлагается устанавливать повторяющиеся заказы (в варианте мин\макс) для каждой позиции и добавлять их в позиции, проверяемые по результатам ежедневных продаж по сравнению с количеством заказов, которые рекомендуются компаниями для проведения в предварительно установленные интервалы времени.

Шаблон ниже демонстрирует, как можно было бы контролировать статус заказов.

Регистр заказов запчастей для ______________________________________________

складские (V)

срочные (аварийные)

* Дата отгрузки/дата складирования

КОНТРОЛЬ ЗА АВАРИЙНЫМИ И СРОЧНЫМИ ЗАКАЗАМИ

При размещении заказа на запчасти, которых у Вас нет на складе, но которые запрашиваются клиентом, Вы должны учитывать следующее (по материалам работы компании Комацу с дистрибьюторами):

1. Заказы, полученные к определенной дате, должны быть заново заказаны в этот же день. Отметки делаются по времени закрытия, например, в 9-00 для отдела запчастей компании-производителя.

2. Если поставка задерживается, то направляется запрос в компанию-производитель на ускорение экспедирования доставки. Также клиенту сообщается новая ожидаемая дата поставки.

3. Осуществляется подготовка к таможенной очистке и подготовка к быстрой поставке клиенту. Также определяется метод контроля для выяснения задержек и того, как заказы на пополнение склада могут быть улучшены.

В целом, может случиться, что существуют несколько основных проблем, касающихся поставки запчастей, которые компания или дистрибьютор должен иметь на складе, и они приводят обычно к неудовлетворенности клиентов, если поставки от компании-производителя задерживаются. Желательно уже иметь в виду, что Вам потребуется объяснять вашим клиентам изменения во времени выполнения заказа, которое включает время транспортировки, таможенной очистки и других процедур, препятствующих быстрому выполнению заказа.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ПРИ ПОСТАВКЕ ЗАПЧАСТЕЙ

Очень важно поддерживать точные записи касательно движения позиций по складу или наличия запчастей для соответствующей отгрузки и других форм обслуживания потребителей. Базовая информация, касающаяся складского контроля, включает особенности проведения складских операций и отгрузки, потерянных сделок, управления в варианте мин\макс, полного количества в наличии, записей о запросах и пр. Метод анализа на основе баз данных и ведения информационных записей, карточек и файлов и пр., помогает в упрощении ведения документов и оценке текущей ситуации.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СКЛАДА

Позиции и количество изделий, запчастей и пр., которые имеются в инвентаризационных ведомостях, не всегда совпадают с действительно находящимися на складе, при этом даже не важно то, насколько тщательно проводились проверочные действия. Однако это может исказить порядок заказа и планы по работе со складским запасом и вызвать недостачу в изделиях, что приведет к неудобству для клиентов и повлияет на выполнение плана вашей компании по прибыли. Далее, физическая инвентаризация должна выполняться, по крайней мере, один раз в год, чтобы скорректировать ведущиеся постоянно инвентаризационные записи и скорректировать их с записями о потерях на складе и выбытием (усадкой, окончанием срока хранения, потерей работоспособности, старением и пр.).