Квалификационный экзамен на должность нотариуса

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

Таким образом, нотариальное делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных этапов, стадий: составление документов, их учет, передачу другим лицам, в том числе на хранение, внесение в реестр единой информационной системы нотариата и т. д.

Статьей 10 Основ о нотариате устанавливается, что нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. Данное положение Основ о нотариате конкретизировано в п. 2 Правил нотариального делопроизводства, согласно которым делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

В соответствии с п. 6 Правил нотариального делопроизводства нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия: приказы; распоряжения.

Данные организационно-распорядительные документы нотариуса должны иметь следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса; дату и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса; вид документа (приказ, распоряжение); наименование документа; дату; регистрационный номер; место составления; текст документа; подпись нотариуса; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении (п. 8 Правил нотариального делопроизводства).

Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).

Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса (п. 10 Правил нотариального делопроизводства).

По смыслу п. 11 Правил нотариального делопроизводства документами, исходящими от нотариуса, не связанными с документальным оформлением нотариального действия, являются запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.

Пункт 12 Правил нотариального делопроизводства также устанавливает, что запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.