Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше

1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их, а не всю картину целиком. Этот прием помогает понять, что задача не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

2. Найти способ измерить результат. После разбивки задачи на этапы всё ещё может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час. В таком случае стоит измерить готовый результат и поделить его на время прогноза. Например, если кажется, что статью можно написать за день, то стоит оценить, сколько страниц в ней должно быть и сколько можно выдать текста за час и сутки.

3. Вести учет затрат времени. При выполнении текущих типичных задач стоит использовать таймер. Так можно узнать, сколько обычно отрезков времени по 20–30 минут уходит на каждую конкретную задачу – прогнозировать сроки выполнения подобных дел в будущем станет проще.

4. Добавлять искусственно по 20–30 % времени к сроку. Это может вызывать почти физическое сопротивление – «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю всё именно за столько»? Но с таким подходом проигравших нет: не уложитесь в заранее спланированные рамки – получите запас времени. Уложитесь – приятно удивите руководство или сможете отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.

5. Попросить других оценить задачу. Если нет доверия к своим оценкам из-за частых ошибок планирования времени в прошлом, стоит попросить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Руководителя или клиента тут лучше не спрашивать – те наверняка захотят получить результат как можно быстрее.

6. Посмотреть на задачу с трех позиций. Со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста. Именно оптимист обычно отвечает за ошибку планирования. Он радостно скажет, что справится с задачей за 2 дня. Пессимист недовольно буркнет, что уйдёт не меньше 10 дней – а вдруг всё пойдёт не так и затянется?! Реалист вернет на землю оптимиста и успокоит пессимиста: справимся и за 5, чего там. Истинная оценка – посередине: нужно сложить все три показателя и взять за основу среднее: 6 дней с учетом округления. Можно работать!

Причина шестая. Закон Мёрфи: когда всё идет не так

Пессимист из предыдущей главы в своих преувеличенных оценках опирается не просто на «плохую подготовку», «слабое планирование» или «отсутствие дисциплины». Есть в его рукаве туз более фатальный. Закон Мёрфи.

1949 год. Военная база «Эдвардс» в США. Во время испытания авиационных систем у самолета заводят двигатель, и он вращается (да как так?) не в ту сторону. Капитан Эдвард Мёрфи проводит проверку и понимает, что техники при сборке допустили единственную оплошность, которую вообще можно было допустить. Тогда он и произнес эти слова: «Если какая-то неприятность может случиться, она случится».

Фраза, что называется, пошла в народ. Обросла тысячами перлов, которые развили её и углубили. Сейчас издаются сборники законов Мёрфи. У закона есть свой сайт. Вот только несколько его следствий:

– всё не так легко, как кажется;

– из всех неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше;

– предоставленные самим себе события развиваются от плохого к худшему;

– лишь в конце работы мы обычно узнаем, с чего её нужно было начинать;