Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие

1.4. Нормы оформления печатного текста

При оформлении текстов личных документов при помощи персонального компьютера на формате листа А4 согласно ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов:

а) для отделения реквизитов друг от друга – 3–4 интервала;

б) для отделения друг от друга составных частей реквизитов – 1,5 интервала;

в) для текста документа – 1,5 интервала.

1.5. Нумерация страниц

При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Если текст документа печатается с обеих сторон, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине и пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек).

1.6. Сокращения слов и словосочетаний в тексте документов

В текстах документов допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

В настоящее время стандартизованы следующие виды сокращений:

1) почтовые сведения (например, город – г., область – обл., село – с., деревня – д., район – р-н, почтовый ящик – п.я., станция – ст.)]

2) наименование должностей и званий (например, профессор – проф., член-корреспондент – член-корр., академик – акад., кандидат исторических наук – к.и.н., заведующий – зав., заместитель – зам., исполняющий обязанности – и.о., помощник – пом., инженер – инж.)]

3) названия документов (например, технический план – техплан, специальный заказ – спецзаказ, техническое задание – ТЗ);

4) слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году)',

5) денежные единицы (например, 2000 руб.] 80 коп.] но 2000 р. 80 к.] 4 тыс.; 6 млн)]

6) текстовые обозначения (например, так далее – т. д., тому подобное – т. п., смотрите – см., прочие – пр., например – напр., другие – др., страница – с.);

7) названия единиц измерения при цифрах без точки после указанного сокращенного слова (например, метр – м, сантиметр – см, тонна – т, килограмм – кг, грамм – г) и с точкой после указанного сокращенного слова (например, миллиард – млрд., миллион – млн., тысяча тыс., минута – мин.);

8) буквенные аббревиатуры:

Российская Федерация – РФ;

вычислительный центр – ВЦ;

персональный компьютер – ПК;

частное предприятие – ЧП;

совместное предприятие – СП;

научно-производственное объединение – НПО;

организационно-распорядительные документы – ОРД;

коммерческий банк – КБ.

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.

Сокращение должно быть понятно всем читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тесте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем представлено в сокращенном варианте, например: Российская академия предпринимательства (РАП), только затем РАП.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться «Словарем сокращений русского языка» (М., 1969).

1.7. Некоторые правила склонения фамилий в русском языке

1) Как правило, не склоняются, т. е. не изменяются по падежам, фамилии славянского происхождения на – а, – о; такие фамилии в буквенно-звуковом составе совпадают с неодушевленными именами существительными (например, Сало, Шило и т. д.).

2) Не склоняются фамилии на – аго, – яго, – ых, -их, – ово, – ко, -енко (например, Живаго, Дубяго, Красных, Долгих, Дурново, Франко, Фоменко).

3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные – а, – я (например, творчество Булата Окуджавы, произведения Яна Неруды).