Логистика хранения товаров: Практическое пособие

– ожидаемые поступления товаров;

– планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны

показывать информацию:

– открытые и последние отгруженные заказы;

– заказы на закупки;

– статистика по товарам;

– история по товарам;

– статистика по складу;

– перемещения между складами;

– статистика продаж;

– неотработанные строки заказов;

– замены товаров;

– аналогичные товары;

– коды товаров у заказчиков;

– доступное количество товаров на дату;

– доступное количество товаров по складу.

Необходимые документы и справки:

– регистрация отгрузки;

– журнал складских операций;

– анализ запасов;

– отчет о запасах;

– отчет о движении партии;

– регистрация приема;

– отчет о движении товара;

– анализ и планирование запасов;

– запрос об истории по партиям и серийным номерам.

Необходимые справочники:

– участки и адреса хранения запасов;

– аналоги товаров;

– частоты фоновой инвентаризации.

При учете предусматривают возможности:

– заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

– полное управление партиями на уровне склада;

– отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

– операции по учету удовлетворения претензий;

– перемещения между складами;

– отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

– определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Учет товаров поставщиков, полученных для реализации

Фиксировать и контролировать моменты перехода к вам права собственности на эти товары. Определить, за чей счет страхуются запасы этих товаров, кто несет ответственность в случае, если товары утеряны, украдены, повреждены и т. д. Установить, кто определяет параметры пополнения запасов этих товаров – поставщик или вы и каким образом. Определить порядок и периодичность инвентаризации этих товаров.

Учет товаров, переданных агентам на реализацию

Установить, где должны храниться товары, учитываемые как “товары, переданные агентам на реализацию”, – в помещениях агентов или на вашем складе. Определить способ отражения в прибыли затрат на хранение продукции для агентов-реализаторов, а также любых дополнительных расходов. Определить порядок предъявления счетов агентам-реализаторам за эти товары. Определить, сам ли агент-реализатор выполняет заказы покупателей, существует ли механизм, обеспечивающий правильное выставление счетов за эти товары. Определить порядок и периодичность инвентаризации товаров, если они хранятся в помещениях агента-реализатора.

Учет образцов

Установить полномочия сотрудников, которые имеют право предоставлять покупателям образцы товаров.

Определить правила оформления выдачи образца и форму регистрации образцов:

– менеджерам по продажам, техническим работникам или любым сотрудникам, запросившим образец;

– покупателям, получающим образцы;

– количество образцов;

– наименование, учетный код образца;

– получатель образца;

– кто разрешил и осуществил выдачу образца;

– обоснование выдачи образца.

Определить процедуру обеспечения возврата образца на склад, оплаты его покупателем или списания на рекламу и т. д.

Коррекция показателей количеств в запасах

Назначить сотрудников, уполномоченных вносить и утверждать корректировки показателей наличия количеств в запасах.

Определить правила записи причины каждой коррекции:

– при утрате продукции;

– при повреждении/порче продукции;

– при устаревании продукции;

– при “обнаружении” продукции;

– в прочих случаях.

Установить правила фиксирования фамилий проводивших коррекцию сотрудников:

– сотрудника, попросившего произвести коррекцию;

– сотрудника, ответственного за коррекцию;

– сотрудника, проводившего коррекцию.

Учет открытых запасов

Необходимо разработать правила работы с открытыми запасами – товарами, данные о наличных запасах которых не поддерживаются компьютерной системой:

– назначить ответственных за ведение перечня товаров с открытыми запасами;

– определить порядок подачи заявок на получение товаров из открытых запасов;

– установить сроки пополнения открытых запасов товаров, когда их нет в наличии, или когда обнаруживается, что запасы оказались ниже минимальных, или на регулярной основе.

Определить порядок контроля уровня расхода открытых запасов и отслеживания частоты необходимости пополнения.

Оценка запасов

Для достоверной оценки запасов, пригодной для принятия управленческих решений, необходимо разработать методы оценки, включая:

– запасы наличные – текущие, страховые (в том числе сезонные) и неликвидные;

– запасы в каналах сбыта, не оплаченные заказчиками, – переданы на реализацию дилерам + в пути к ним;

– запасы в пути от поставщиков оплаченные, в том числе не отгруженные ими и принятые на ответственное хранение.

Выбирая метод учета запасов, следует учитывать особенности каждого.