Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

В: Как бы вы могли избежать этого и не отвлекаться?

О: Я не могла этого избежать, невозможно было отложить дело того клиента! (Молчание.)

П: Но я могла придерживаться приоритетного задания утром и спокойно идти с опережением, когда в обед взорвалась эта «бомба».

В: Сколько времени вам понадобилось, чтобы вернуться к делам, после того как вы отвлеклись?

О: Я так и не вернулась, если говорить о моем приоритете номер один.

В: Как долго вы не прерывались при выполнении дел из «красной зоны»?

О: Тридцать минут, с самого утра.

В: Какой промежуток времени был наиболее продуктивным?

О: Прежде всего утро, затем недолго после обеда.

П: Я обычно хорошо работаю ближе к вечеру, но не сегодня. Я слишком устала и расстроилась.

В: Какой промежуток времени был наименее продуктивным?

О: С половины десятого до половины двенадцатого и с без четверти три до половины четвертого. (В целом 2 часа 45 минут наименьшей продуктивности.)

Опр.: Оба этих промежутка были отмечены для приоритетной работы, но мой начальник созвал чрезвычайное собрание персонала, которое съело время до полудня, а потом проблема с клиентом испортила часы после полудня. Я задержалась на работе, но так и не завершила важные дела. (Молчание.)

П: Мне следовало понять, что собрание персонала будет для меня неплодотворным. Я могла бы отпроситься. Оно задержалось на полчаса. В конце концов, поскольку там присутствовал начальник, я осталась еще на двадцать минут, чтобы получить ответы, которые понадобятся мне завтра. Думаю, что могла бы выяснить это по электронной почте, хотя личный контакт с начальником важен. И все же… я пожертвовала приоритетами…

Мы благодарны Саманте за это свидетельство и ее честные открытия. Они показывают, что мы все позволяем себе терять какое-то количество времени. Но по-настоящему вредоносные потери – те, что напрямую влияют на наши приоритеты. Будьте строги в отношении дел «красной зоны» и не будьте строги к себе в отношении потерь времени в течение дня.

Учет времени помогает увидеть вашу ситуацию

Саманта продемонстрировала следующее предупреждение для всех нас: мы склонны честно признавать ущерб, но по-прежнему пытаемся объяснить причины потери времени действиями других людей. Ведя учет времени, Саманта начала поднимать на поверхность невидимые проблемы в отношении времени. Это может стать и вашим первым шагом.

Анализируйте записи, чтобы продолжать движение

Для извлечения максимальной пользы из упражнения по учету времени задайте себе те же вопросы, что помогли Саманте. Сделайте это при изучении заполненной вами таблицы. Продолжайте спрашивать себя об этом, даже закончив вести учет. Это поможет добиться понимания и сохранит усовершенствованные привычки.

Десять важных для вас вопросов:

1. Приступили ли вы к первоочередной цели в намеченное время:

а) отвлекало ли вас что-то от того, чтобы начать?

б) как можно было избежать этих отвлечений?

в) сколько времени вам потребовалось на возвращение к работе?

2. Сколько длился самый долгий промежуток времени, когда вы занимались приоритетными задачами, не прерываясь?

3. Каким был самый продуктивный промежуток времени? Почему?

4. Наименее продуктивный? Почему?

5. Насколько полно вам удалось осуществить ваши главные цели? Правильно ли вы оценили время? Нужно ли будет корректировать оценки?

Заполнение нижеследующей таблицы поможет вам увидеть общую картину.