Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Службы, участвующие в приемке

Работа со службой закупок.

Логистической службе должна быть передана информация:

♦ о товарах, которые намерено закупить предприятие – физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки, назначение товаров (для переработки, для внутреннего использования для продажи с предварительной фасовкой или без нее и т. п.);

♦ объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;

♦ контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;

♦ контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;

♦ после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;

♦ после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.

Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

♦ заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

♦ оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

♦ содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.

♦ организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

♦ требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

♦ контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

♦ контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

♦ контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

♦ резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

♦ планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке. Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:

♦ подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;

♦ подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

♦ определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;

♦ подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;

♦ получение подтверждение перемещения товаров.

Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например «поврежденная упаковка» или «необходимость прохождения карантина». В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.

Работа с приемной комиссией состоит в разработке и контроле:

♦ процесса приемки продукции по количеству;

♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения недостачи или излишков;

♦ документов, заполняемых при приемке продукции на склад;

♦ процесса приемки продукции по качеству;

♦ процесса приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;

♦ документов, регламентирующие приемку товаров на склад;

♦ нормативных сроков приемки товаров по качеству.

Работа со службой качества заключается в согласовании методов контроля качества, отбора проб и образцов.

Работа со службой реализации на этапе подготовки к приемке состоит в согласовании операций с товарами и порядка приемки в зависимости от назначения товаров (транзитная отгрузка сразу после приемки, размещение на склад, отправка в цех для переработки или обработки и т. п.).

Работа с грузовой службой заключается в заказе и согласовании необходимой техники и рабочих бригад для разгрузки поступающих грузов, для перемещения грузов при приемке и после приемки в зону хранения. В одних случаях размещением товаров по местам хранения целесообразнее заниматься грузовой службе (контейнеры, лесоматериалы, металлопрокат и т. п.), в других – службе хранения (мелкие партии, в складах с рельсовыми штабелерами, межстеллажными лифтами и т. п.).