Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

• Если вы возглавляете собрание, вы должны очень ответственно относиться к своим обязанностям, это поможет сэкономить время и вам, и вашим подчиненным. За день распланируйте в ежедневнике весь ход совещания. Вы должны начать его вовремя, эффективно руководить им, закончить обсуждение в срок или, желательно, даже раньше. Мало что может так порадовать работников, как собрание, которое закончилось раньше времени, – разве только собрание, которое было отменено. В мире бизнеса за совещаниями закрепилась слава пустой траты времени. Вы можете исправить положение, сделав ваши собрания такими интересными, что сотрудники всегда будут ждать их с нетерпением и перестанут считать их малоэффективными.

• Собрание должно проходить по четкому плану. Если у вас нет программы, то обсуждение будет отклоняться от основной темы и эффективность заметно снизится. Вы должны вести совещание таким образом, чтобы люди чувствовали, что вы помогаете им справляться с их работой еще лучше.

• Существует два вида собраний, которые нельзя путать. Цель первого – проинформировать сотрудников, второго – разобраться с проблемой. Не стоит пытаться решить конкретный вопрос на собрании, задача которого сообщить информацию. Присутствующие на нем люди не будут иметь никакого отношения к проблеме. Вы зря потратите их время. Они окажутся совершенно правы, если подумают: «Что я здесь вообще делаю?» Планируйте совещания таким образом, чтобы вы могли решить конкретную проблему. Приглашайте только тех людей, которые вам для этого нужны.

• Вот еще один совет, как сэкономить время: необходимо быстро заканчивать и собрания, и телефонные разговоры. Научитесь сразу переходить к сути вопроса. Когда темп обсуждения замедляется, подведите итог всему сказанному и спросите присутствующих, хотят ли они высказать какие-нибудь мнения и пожелания. Когда они скажут «нет», встаньте со своего места, чтобы дать понять собравшимся, что совещание закончено. Умение быстро завершать встречи и телефонные разговоры позволило мне в течение всей моей карьеры сэкономить тысячи часов рабочего времени.

• После собрания обязательно запишите в ежедневнике в разделе «Дневник» все принятые решения и новые обязанности, которые вы, возможно, взяли на себя. Просмотрите свои записи на следующий день, когда будете заниматься планированием времени.

• Вот еще о чем имеет смысл подумать: может быть, вам вообще незачем проводить собрание. Всегда спрашивайте людей, почему они хотят встретиться с вами. Возможно, вы не тот человек, к которому им следует обратиться. А если им и правда нужны вы, вполне вероятно, что их проблемы можно решить по телефону или при помощи электронной почты. Персональные встречи имеют большое значение, но в них не всегда есть необходимость. Не встречайтесь с людьми только потому, что они просят вас об этом.

Еще несколько советов, как сэкономить время

• Все необходимое всегда должно быть у вас под рукой. Если вы не имеете непосредственного доступа к тем материалам, ресурсам, оборудованию, которые вам нужны для работы, вам придется потерять много времени, разыскивая их. Периодически проверяйте наличие канцелярских товаров. Поиски обычных ножниц или телефонного номера могут привести к значительной потере рабочего времени.

• Чтобы принять правильное решение, обращайтесь за помощью к экспертам. Очень часто ими могут оказаться рядовые служащие. Кто лучше всего знает, как обстоят дела с регистрацией в отеле, как не сотрудник, который еженедельно регистрирует сотни посетителей? Именно к этому человеку я обратился, когда обнаружил проблемы в системе регистрации в одном из отелей, которыми управлял. Поэтому спрашивайте себя время от времени:

1) Какие обязанности, которые я сейчас беру на себя, могут быть выполнены не мной или моими непосредственными подчиненными, а другими сотрудниками?

2) Какие обязанности я сейчас исполняю вместо того работника, который был специально обучен для решения подобных вопросов?

3) Какие обязанности я готов передать за дополнительную плату другому сотруднику, чтобы высвободить свое время для решения более важных задач?

• Создайте такую атмосферу, в которой люди почувствуют себя комфортно, не побоятся высказать свое мнение, будут с удовольствием трудиться, потому что знают, что их уважают, действительно ценят и их мнение имеет значение. Относясь так к окружающим, вы сбережете массу времени. Ваши команды будут лучше работать, и вам удастся избежать многих проблем. Когда сотрудники вам доверяют и видят в вас скромного, сердечного и внимательного человека, который с энтузиазмом относится к своей работе, всегда готов им помочь, вы сможете сберечь неизмеримое количество времени. Вам может показаться, что нет смысла выслушивать рядовых сотрудников, но я уверяю вас, что все совсем не так. Вы даже не можете себе представить, сколько я сэкономил времени, работая в Disney, благодаря тому что просто слушал людей.